LEADERSHIP AND ORGANISATIONAL MANAGEMENT FUNCTION OF MANAGEMENT

1. Planning - Decide and generate plan to action

Course Contents - Deciding what needs to happen in future and
1) Organisational Management generating plans for action
2) Effective Leadership - Formulate strategies and actions plan
3) Strategic Management - Prioritise activities/tasks
4) Change Management - Budget allocation
5) Lesson Learned from the Film Invictus – Nelson - Forecasting
Mandela - Determined work procedures

ORGANISATIONAL MANAGEMENT 2. Organising - Create a working relationship

according to the task performed
What is an ORGANISATION ? - Manager create the structure of working
- “A consciously coordinated social unit, comprised relationships to work together and achieve
of 2 or more people, that functions on a relatively goals
continuous basis to achieve a common goal or - Managers will group people into departments
set of goals” according to the task perfomed and lay
- “A group of people working together in a outlines of authority and responsibility for
coordinated manner to achieve group results” members

What is MANAGEMENT ? 3. Leading - Managers play a leadership role to

- “The process of coordinating work activities so attain golas
that they are completed efficiently and - Getting others to play an effetive part in
effectively with and through other people” achieving plans.
- The art, or science of achieving goals through - Managers determine direction,state clear
people” vision for employees to follow and help
employees understand the role they play in
How to measure an Organisational Performence ? attaining goals.
- The measurement of organisational performance - Leadership involve a manager by using
are based on how efficiently and effectively power, influence, vision, persuasion and
managers use resources to satisfy customers and communication skills.
achieve goals.
** Leading - Core Competencies
- Effective lead : yourself and employees
EFFICIENCY EFFECTIVENESS a) Personal productivity
A measure of the b) Personal wellness
A measure of how well appropriateness of the - Influencing others :
resources are used to goal chosen and the a) Coaching and mentoring
achieve a goal degree ti which they are b) Counselling
achieved c) Monitoring
d) Delegation and empowerment
Why ORGANISATION ?
- Helping goals achievement 4. Controlling - Monitor and check overall progress
- Determines sequences according to the plan
- Response to any development - Managers monitor and check progress
- Facilitate planning, interaction and control against plans, which may need modification
- Ensure connectivity between all activities based on feedback or making sure that the
works goes according to the plan
a) Provide feedback system
b) Determind realistic performance standard
c) Performance measurement
d) Performance evaluation
e) Performance improvement

1
PRINCIPLE OF CHANGE c) Refreeze
- Follow up change effort
What is Change Management ? - Prepare next change
The process, tools and techniques to manage the  Making Change Stick
people-side of change to achieve the required -Systems to make the new way of working
business outcome happen
- Require a systematic view -Controls and monitoring to check that it is
- Evolutionary process happening
- Strategic imperative
- Link to golas 3. Kotter’s Eight (8) Step Change Model
- Involve both organisational and personal
transition Step 1 : Create Urgency
- Behavioural change  For change to happen, its helps if the whole
- Resistance to change is predictable organisation really wants it. Develop a sense of
- Management tools account urgency around the need for change. This may
help you spark the initial motivation to get
CHANGE THEORIES/MODELS things moving.
 What you can do :
1. Gap theory a) Identify potensial threats, and develop
a) Current State - Where your organisation is scenarios showing what could happen in the
currently ? future
Implication : b) Examine opportunities that should be, or
 Need a clear view of how the organisation could be, exploited
works
b) Gap State – What are the resistance/ Step 2 : Form a powerful coalition
obstacles ? What are strategies needed ?  Convince people that change is necessary.
Implication : This often takes strong leadership and visible
 Gap between “current” and “desired” support form key people within your
represents problem and resistance organization
c) Desired your organisation should be in the  Tour “change coalition” needs to work as a
future ? team, continuing to build urgency and
Implication : momentum around the need for change.
 Need to know where the organisation is  What you can do :
going a) Identify the true leaders in your
organization
2. Kurt Lewin’s Theory b) Ask for an emotional commitment from
a) Unfreeze these key people
- Identifying and share need for chage
(why) Step 3 : Create a vision to change
- Develop value creating idea (what)  There will probably be many great ideas and
 Need to reduce commitment to current solutions floating around. Link these concepts
ways of doing thins to an overall vision that people can grasp easily
- Introducing dissatisfaction with current and remember.
status  A clear vision. When people see for themselves
- Building a vision of a desirable future what you are trying to achieve, then the
- Withdrawing support for programmes that directives they are given tend to make more
reinforce status quo sense.
 What you can do :
b) Change/Transition a) Determine the values that are central to the
- Motivate people change
- Deal with resistance b) Create a strategy to execute that vision
 Dealing with chamge problems
-A well-formed strategy
-Clear cross functional communication
-Commitment and involvement

2
Step 4 : Communicate the vision Step 8 : Achor the cahnge in corporate culture
 Yourmessage will probably have strong  The value behind your vision must show in day-
competiton from other day-to-day to-day work
communications within the company, so you  Make continuous afforts to ensure that the
need to communicate it frequently and changes is seen in every aspect of your
powerfully. organisation
 Talk about it every chance you get. Use the  What you can do :
vision daily to make decisions and solve a) Talk about progress every chance you get.
problems. When you keep it fresh on everyone’s Tell success stories about the change
minds, they will remember it and repond to it. process, and repeat other stories that you
 What you can do : hear
a) Talk often about your chance vision. b) Public recognise key members of your
b) Openly and honestly address peoples’ original change coalition, and make sure
concerns and anxieties the rest of the staff – new and old –
remembers their contributions
Step 5 : Remove abstacles
(Empowering employees for broad-based action) RESISTANCE TO CHANGE
 If you reach this point in the cahnge process,
you have been talking about your vision and “The action takes by individuals and groups when
building buy-in from levels of the organisation they perceive that a change that is occuring as a
 But is onyone resisting the change? And are threat to them”
there process or structures that are getting in its
1. Lack of trust
way?
Promises of improvement mean nothing if
 What you can do :
employees do not trust the management
a) Identify, or hire, change leaders whose main
roles are to deliver the change 2. Emotional side effects
b) Look at your organisational structure, job Forced acceptance of change can create a
descriptions, and performance and sense of powerlessness anger and passive
compensation systems to ensure they are in resistance to change
line with your vision
3. Misundestanding and lack of skill
Without introductory or remedial training change
Step 6 : Cretae short-term wins
may be perceived negatively
 Nothing motivates more than success. Within a
short time frame, you will want to have results 4. Inertia
that your staff can see Emplyees have desire to maintain a safe, secure
 Create short-term targets - not just one long- and predictable status quo
term goal.
5. Poor Timing
 What you can do :
Other events can conspire to create resentment
a) Look for sure-fire projects that you can
about a particular change
implement without help from any strong
critics of the change 6. Personality conflicts
b) Don’t choose early targets that are Managers who are disliked by their employees
expensive. You want to be able to justify the are poor conduits fo change
investment in each project
7. Fear of failure
Employees are intimidated by change and doubt
Step 7 : Build on the change
their abilities to meet new challenges
 Many change projects fail because victory is
declared too early 8. Breakup of work group
 Launching one new product using a new Changes can tear apart estabblished job social
system is great relationships
 What you can do :
9. Suprise
a) After every win, analyse what went right and
Unannounced significant changes threaten
what needs improving
employee’s sense and balance in workplace
b) Set goals to continue building on the
momentum you have achived

3
CHANGE MANAGEMENT TOOLS 3. Resources Allocator Role
Assign resources between functions and divisions,
1. Ishikawa (Analysis (Fishbone) set budget of lower managers
2. Swot (Analysis)
3. McKinsey 7-S (Framework) 4. Negotiator Role
4. Pestel’s (Analysis) Seek to negotiate solutions between other
5. Pareto (Analysis) managers, unions, customers or stakeholders

INTERPERSONAL ROLES MANAGERIAL SKILLS

“Coordinate and interact with employees and 1. Conceptual Skills

provide direction to the organisation” The ability to analyse and diagnose a situation
and find the cause and effect
1. Figurehead Role
Symbolises the organization and what it is trying to 2. Human Skills
achieve The ability to inderstand, alter, lead and control
people’s behaviour
2. Leader Role
To train, counsel, mentor, encourage employee 3. Technical Skills
to perform The job-specific knowledge required to perform a
task such as marketing, accounting and
3. Liaison Role manufacturing
To link and coordinate people inside and outsite
the organization to help achieve goals SYSTEM MODEL OF ORGANISATION

INFORMATIONAL ROLES “Organisations are open systems in interaction with

their enviroment. A system is an organised unitary
“Associate with the task needed to abtain and whole composed of two or more interdependent
transmit information” parts, components or sub systems and delineated by
identifiable boundaries”
1. Monitor Role
To analyse infromation from both the internal and  External Enviroment  Internal Enviroment
external a) Techology a) Strategy
b) Political b) Structure
2. Disseminator Role c) Social c) System
Managers transmit information to influence d) Economic d) Culture
attitudes and behavior of employees e) Demograhic

3. Spokesperson Role MANAGERIAL RESPONSIBILITIES

Use of information to positively influence the way
people in and out of the organization repond to it 1. Transform inputs into outputs
Managers need to maintain organisational fit
DECISIONAL ROLES among organisational components

“Associate with the method managers use to plan 2. Maintain a fit between the organisation and its
strategy and utlize resources” envirement
Any change in the envirement will affect its
1. Entrepreneur Role internal components
Deciding upon new project or programs to
initate and invest

2. Disturbance Role
Assume responsibility for handling an
unexpected event/crisis

4
MANAGEMENT CHALLENGES 3. Authoritative Leadership
“COME WITH ME”
1. Using new and sophisticated technology - The authoritative style works best when the
2. Building competitive advantage through superior team needs a new vision because
efficiency, quality, innovation and reponsive circumstances have changed.
3. Increasing performance while remaining ethical - Mobilise the team toward a common vision and
managers focused on ends goals, leaving the means up to
4. Managing an increasingly diverse work force each individual.

EFFECTIVE LEADERSHIP 4. Democratic Leadership

“WHAT DO YOU TIHINK?”
“Leader is a person who influences a group of people - Build consensus through participation
towards the achievement of a goal” - Have ownership of a decision, plan/goal or if
he/she is uncertaion and needs fresh ideals
FOUR CIRCLES MODEL OF LEADERSHIP from qualified teammates

1. Self 5. Coaching Leadership

- Self awareness “TRY THIS.”
- Resilience - The coaching style works best when the leader
- Effectiveness wants to help teammates build lasting personal
- Authenticity strengths that makes them more successful.
- Develops people for the future.
2. Others
- Influencing others 6. Affiliative Leadership
- Making an impact “PEOPLE COME FIRST”
- Inspiring people - The affiliative style works best in times of stress,
- Negotiating when teammates needs to heal from a trauma
- Communicating vision or when teh team needs to rebuild trust.
3. Organisation
- Structure 7. Situational Leadership
- Strategy “DEPENDS ON SITUATION”
- Governance - The situational style is the most effective style to
- Culture use depends upon the situation
- Capabilities - No one style of leadership is appropriate for
every situation
4. Enviroment
- Technology SITUATIONAL LEADERSHIP
- Media
- Economy 1. The Delegating Leader
- Politics - Trust the group to decide and carry out
TYPE OF LEADERSHIP responsibility on its own
- Members have sedire and are experience and
1. Pacesetter Leadership capable of doing the job
“DO AS I DO, NOW”
- The pacesetting style works best when the team 2. The Participating Leader
is already motivated and skilled, and the leader - Leader and groups participate in making
needs quick results. decisions and carrying the out together
- Self-direction - Group has ability to do the job but lack in
- Can be used extensively confidence to do it on their own.
2. Coercive Leadership 3. The Selling Leader
“DI WHAT I TELL YOU” - Needs to “sell” or persuade group to buy into a
- The coercive style style is most effective in times job.
of crisis, such as in a company turnaround or a
takeover attempt, or during an actual 4. The Telling Leader
emergency like a tornado or a fire. - Teels the members what to do and does not
worry much about feelings or relationship.

5
PENYELIA BERKESAN

PENYELIA Ciri-ciri Seorang Penyelia Yang Hebat

1. Berpandangan jauh/berwawasan
Definasi penyelia - Pekerja sering mengharapkan penyelia mereka
- Pengurus barisan pertama mempunyai satu hala tuju dan prihatin dengan
- Bertanggungjawab ke atas kerjanya dan kerja- masa hadapan organisasi
kerja orang lain
2. Menjadi contoh kepada pekerja
- Memberi arahan kepada pekerja
- Hubungan yang baik antara penyelia dan
- Tidak bertanggungjawab kepada penyelia yang
pekerja akan melicinkan perjalanan sesuatu
lain
kerja
Tugas-tugas Penyelia 3. Bertanggungjawab
- Mengawal selia sekumpulan pekerja supaya - Kesanggupan memikul dan melaksanakan
tugas yang diamanahkan dapat disempurnakan tugas dengan sempurna
- Memastikan aktiviti pengeluaran dan operasi
4. Kreatif berfikir dan merancang
dapat berjalan lancar (dengan adanya seliaan)
- Kebolehan untuk berfikir secara bebas dan
- Menjadi wakil kepada majikan untuk
tersendiri dalam pelbagai aspek selain
menguruskan pekerja-pekerjanya
daripada mempunyai idea bernas, mencari
- Menjadi penghubung anatara pekerja dengan
penyelesaian bagi suatu konflik
pegawai atas
5. Optimistik
Kemahiran Yang Perlu Ada Pada Seorang Penyelia - Melihat sesuatu perkara dengan positif sama
1. Kemahiran Bina Hubungan ada melaksanakan rancangan organisasi
- Berkemahiran tinggi dalam hubungan ataupun menyelesaikan konflik yang timbul
interpersonal iaitu mampu membahagi tugas dalam organisasi
dan melakukannya bersama-sama dengan
6. Profesional
pekerja bawahan
- Seseoarang individu atau golongan yang
melakukan sesuatu pekerjaan/bidang dengan
2. Kemahiran Teknikal
menggunakan kepakaran, kecekapan atau
- Mempunyai pengetahuan dan kemampuan
kemahiran yang diperlukan dalam bidang
melaksanakan tugas harian dengan
yang diceburinya
menggunakan teknologi terkini
7. Berkomunikasi dengan berkesan
3. Kemahiran Membuat Keputusan - Komunikasi merupakan proses menyampaikan
- Kemampuan memperoleh, menggunakan serta maklumat dan idea kepada pihak atasan dan
mentafsir maklumat bagi membuat keputusan pekerja bawahan
8. Adil
4. Kemahiran Pentadbiran
- Meletakkan sesuatu yang sesuai dan kena
- Mempunyai kemahiran yang baik untuk
pada tempatnya serta meningkatkan lagi
merancang, menyusun, menyelaras dan
motivasi pekerja untuk lebih cemerlang
menguruskan pentadbiran dalam organisasi
9. Cekap
Peranan Penyelia - Melaksanakan kerja dengan cepat dan tepat
1. Peranan Interpersonal
10. Jujur
- Wakil, Pemimpin, Perantara
- Menyatakan sesuatu perkara dengan benar
dan tidak menipu
2. Pemberi Maklumat
- Memantau, Menyebar, Jurucakap 11. Berimbang rasa dan bertolak ansur
- Menunjukkan rasa kasih, belas kasihan dan
3. Pembuat keputusan simpati
- Usahawan, Pengurusan Gangguan, Pengagih
12. Mempunyai hubungan baik dengan pekerja
Sumber, Perunding
- Hubungan yang baik antara penyelia dan
pekerja akan melicinkan perjalanan sesuatu
kerja

6
Tindakan Menjadi Penyelia Terbaik PENYELIAAN DALAM PENGURUSAN ORGANISASI
1. Mengimbangi pelbagai tuntutan dan kemahuan
- Menangani semua kehendak dengan berkesan Definisi Organisasi
dan tidak menyinggung perasaan orang lain - Dari bahasa Greek “Organon” (ergon)  organ

2. Tegas menguatkuasakan disiplin 1. Unit sosial yang diselaraskan dengan sempadan

- Berani menyatakan tidak kepada perkara yang yang boleh dikenal pasti untuk mencapai
bertentangan dengan peraturan matlamat
2. Penggemblengan tenaga pekerja dan
3. Bijak menyusun keutamaan tugas pengurusan yang saling berkaitan dalam usaha
- Penyelia perlu bijak dalam menentukan mencapai matlamat yang ditetapkan
keutamaan tugas sama ada, perlua dibuat
masa itu juga @ boleh dilewatkan sedikit @ Fungsi Umum Pengurusan
perlu dideligasikan 1. Merancang
2. Mengorganisasi
4. Mendengar semua pandangan 3. Memimpin
- Mengamalkan kaedah syura (bermesyuarat) 4. Mengawal
dalam menyelesaikan masalah atau membuat
keputusan Fungsi Umum Pengurusan : MERANCANG

5. Mengendalikan masalah pekerja Definisi Merancang

- Tidak hanya fokus kepada kerja sendiri sahaja - Proses di mana penyelia menentukan matlamat
- Perlu mengendalikan masalah kerja dengan yang ingin dicapai dan menentukan tindakan
baik dan memastikan pekerja melaksanakan yang paling sesuai untuk diambil di semua
tugas yang dipertanggungjawab peringkat organisasi

6. Memberi kesahteraan terhadap diri ** ia melibatkan masa depan, tindakan, penetuan

- Jangan stress, beri masa untuk diri, keluarga unit/orang akan membuat tindakan
dan hidup bermasyarakat
- Lakukan tugas/kerja dengan tenang, sabar dan Proses Perancangan
penuh keyakinan 1. Tentukan hala tuju
2. Bagaimana nak capai
7. Mempertingkatkan keyakinan diri 3. Kaedah yang digunakan
- Berkomunikasi dengan berkesan 4. Siapa terlibat
- Sentiasa sabar, tenang dan tekun 5. Sumber yang diperlukan
- Bersedia menerima sebarang teguran 6. Pengurkur kejayaan

8. Permudahkan kerja Kepentingan Merancang

- Berbincang, menyusun kerja ikut keutamaan 1. Dapat mengenal pasti peluang
dan sediakan format yang boleh digunakan 2. Dapat menangani masalah yang dokenal pasti
3. Dapat mengawasi perbelanjaan
9. Kesilapan sebagai proses pembelajaran 4. Dapat membuat persediaan penggunaan
- Anggaplah kesilapan sebahagian daripada sumber
proses pembelajaran 5. Dapat menyelaraskan kerja

10. Sentiasa menyemak perancangan kerja

- Buat perancangan kepada setiap tugas yang
dipertanggungjawab
- Perlu mahir dalam neggunakan kaedah-
kaedah perancangan seperti menjawab
persoalan 5W1H

7
Fungsi Umum Pengurusan : MENGORGANISASI Fungsi Umum Pengurusan : MENGAWAL

Definisi Mengorganisasi Definisi Mengawal

- Proses di mana penyelia menyusun dan - Proses di mana penyelia memantau prestasi
mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk semasa dan mengambil tindakan pembaikan
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar untuk meastikan hasil akhir kerja tercapai seperti
dapat mencapai matlamat organisasi yang dijangkakan

Proses mengorganisasi Tujuan Mengawal

1. Pembetukan struktur format - Kerja/Proses yang dilakukan oleh pengurusan
2. Pembahagian tigas dan sempadan kuasa untuk mengukur dan membaiki pencapaian
mengikut kesesuaian sumber dan organisasi agar mengarah kepada
3. Menyelaras dan memastikan kesepaduan pencapaian matlamat
arahan dalam setiap operasi
Tindakan pembetulan
** Pengorganisasian dapat Mengelakan Kecelaruan
Mendapatkan maklum balas
Fungsi Umum Pengurusan : MEMIMPIN
Mengukur pencapaian
Definisi Mengorganisasi
- Proses di mana penyelia cuba mempengaruhi Mengadakan piawaian
gelagat pekerja agar mereka dapat
melaksanakan tugas yang diberikan dengan Apa yang perlu dikawal?
efekif dan efisien untuk mencapai matlamat 1. Pencapaian sasaran
organisasi 2. Kebolehan tahap anggota
3. Permasalahan dan tindakan
Keterampilan Penyelia Sebagai pemimpin Berkesan 4. Keperluan sepanjang operasi
1. Pemandu 5. Kehendak pelanggan
- Dapat membantu dan memberi motivasi bagi
mencapai sasaran Bidang apa?
1. Penyeliaan Perancangan dan Pengawalan
2. Pemimpin Bermotivasi - Mahir menetapkan matlamat jangka panjang
- Memerlukan kuasa sosial untuk menggalakan dan jangka pendek
kerja berkumpul/teamwork - Mahir menyediakan belanjawan mingguan
bulanan dan tahunan
3. Berintegriti
- Amalkan nilai-nilai murni serta kepercayaan 2. Penyeliaan Subirdinat, Penyelarasan dan
terhadap tugas dan tanggungjawab Pembangunan Kerjaya
- Kesesuaian memberi delegasi kepada
4. Keyakinan Diri subordinat
- Perlu yakin dan jati diri dalam kemahiran - Faham Peraturan Am dan Pekeliling Kerajaan
memimpin untuk mencapai objektif
3. Penyeliaan Stimulasi Individu dan Prestasi
5. Bijaksana Kumpulan
- Membuat sesuatu tindakan yang betul dan - Pandai mereka bentuk program motivasi
penilaian yang tepat - Tahu menyediakan program pembangunan diri
- Bijak menjadi kaunselor dan pendengar yang
6. Pengetahuan baik
- Memahami persekitaran dan kehendak
organisasi untuk membuat perancangan kerja 4. Penyeliaan Peraturan dan Undang-Undang
Organisasi
7. Kecerdasan Emosi - Tahu pengelasan organisasi
- Pengawalan emosi akan membina hubungan - Kemaskan dokumentasi dan rekod
insan yang berkesan dan memudahkan
penyampaian maklumat kepada semua pihak 5. Penyeliaan Semasa Bekerja
untuk sebarang tindakan - Arif falam mengatur rundingan
- Faham bagaimana mengatasi masalah
tekanan kerja
8
 Fasa 3 : Melaksanakan perubahan
PENGURUSAN PERUBAHAN - Penyampaian pelan perubahan
- Memberi kuasa untuk melakukan perubahan
Apa itu perubahan ? - Memberi motivasi berterusan
- Proses mengubah keadaan/situasi menjadi lebih
baik dan penambahbaikan berterusan terhadap Fasa 4 : Menilai dan merancang untuk
perkhidmatan yang ditawarkan penambahbaikkan atau nilai tambah
- Hasil daripada pengubahsuaian kelakukan yang - Menilai kemajuan perubahan
lepas untuk menyesuaikannya dengan situasi - Membuat pelan perancangan jangka panjang
baru – Jaafar Muhamad (1999)
- Perubahan sebagai proses transfomasi yang Menangani Emosi Subordinat Dalam Pengurusan
berlaku kepada organisasi samaada dirancang Perubahan
atau tidak – Stoner (1989) 1. PENAFIAN
Menyangkal/menahan diri untuk berubah,
Faktor Perubahan membuat kerja seperti amalan biasa tanpa
1. Faktor Dalaman memikirkan untuk berubah
- Perubahan kepada Visi Misi Organisasi Tindakan/Pendekatan yang diperlukan :
- Teknologi dan Peralatan
- Sikap Pekerja Bersemuka dan memberi penjelasan

2. Faktor Luaran Beritahu tentang perubahan yang akan berlaku

- Jangkaan Pihak Berkepentingan
- Kemajuan Teknologi Beri penjelasan ekspektasi majikan
- Pembangunan Modal Insan
Beri cadangan perkara yang perlu dilakukan untuk
Halangan Untuk Berubahan menyesuaikan diri dengan perubahan
1. Individu
- Ego 2. PENOLAKAN
- Tiada kefahaman Wujud perasaan marah, sedih, prestasi kerja
- Lemah kemahuan merosot dan mempunyai sikap sangat negatif
- Zon selesa terhadap perubahan
Tindakan/Pendekatan yang diperlukan :
2. Organisasi
- Masa tidak sesuai Mendengar dengan teliti
- Tiada strategi untuk menangani perubahan
- Tewas kepada bantahan Terima dan fahami perasaan
- Ancaman kepada penghakisan kuasa
Tunjukkan empati
3. Pemimpin
- Tiadak berminat Beri galakkan dan sokongan
- Tidak bersungguh
- Tidak fokus Jangan menyangkal perasaan

Proses dalam pengurusan perubahan

Fasa 1 : Mengenal pasti keperluan untuk berubah
- Menjelaskan visi
- Memahami keperluan untuk membuat
perubahan

Fasa 2 : Membuat perancangan untuk berubah

- Melaksanakan gap analysis
- Menganalisis halangan-halangan untuk kejayaan
- Menjelaskan peranan dan sumbangan yang
boleh dimainkan

9
3. EKPLORASI Ciri-ciri Masalah
Subordinat amat bersedia dan mempunyai 1. Ada kesan negatif
banyak idea untuk membuat perubahan tetapi 2. Ada sebab dan punca
tiada keseragaman 3. Ada fakta atau data
Tindakan/Pendekatan yang diperlukan : 4. Boleh diukur
5. Boleh dikawal
Tumpukan kepada perkara yang diutamakan 6. Boleh diselesaikan

Beri latihan yang diperlukan Gaya Menyelesaikan Masalah

1. Arahan membuat keputusan
Pantau projek yang sedang dilaksanakan - Penyelia seorang sahaja membuat keputusan

Tentukan matlamat jangka pendek 2. Konsultasi

- Penyelia mendapatkan pandangan
Adakan sesi percambahan fikiran dan perancangan daripada orang lain
- Penyelia masih mempunyai kuasa membuat
4. KOMITMEN keputusan
Subordinat telah memberikan sepenuh komitmen
dan bekerja secara berkumpulan dalam 3. Musyawarah
perubahan - Penyelia menyerahkan kuasa kepada
Tindakan/Pendekatan yang diperlukan : sekumpulan individu untuk membuat
keputusan
Tentukan matlamat jangka panjang
Kaedah Dalam Penyelesaian Masalah
Beri tumpuan untuk membina pasukan 1. Kaedah Osborn Parnes
2. Kaedah Ishikawa Analysis
Wujudkan penyata misi 3. Kaedah Inkuiri
4. Kaedah Enam (6) Langkah
Mengiktiraf mereka yang berjaya
Kaedah Osborn Parnes
Lihat ke hadapan Langkah 1 : Penerokaan/Pencarian Masalah
- Mengenal pasti situasi
PENYELESAIAN MASALAH
Langkah 2 : Pencarian Data
Konsep Masalah - Mengenal pasti fakta yang diketahui berkaitan
dengan situasi untuk mencari dan mengenal pasti
Apa itu masalah Matlamat maklumat yang tidak diketahui tetapi diperlukan

Definisi Penyelesaian Masalah Langkah 3 : Pencarian Masalah

- Proses yang memerlukan seseorang berfikir secara - Mengenai pasti semua kemungkinan masalah
kritis dan kreatif dalam mencari idea-idea dengan mengasingkan yang paling penting dan
alternatif dan langkah-langkah tertentu untuk yang tidak berkaitan
mengatasi halangan dan seterusnya
menyelesaikan masalah yang dihadapi. Langkah 4 : Pencarian Idea
- - Mengenal pasti masalah dengan pilihan yang
- Torrence (1973) ada
“Proses seseorang itu menjadi peka terhadap
masalah dan ini melibatkan seseorang Langkah 5 : Pencarian Penyelesaian
individu itu cuba mencari penyelesaian - Menggunakan senarai kriteria pilihan untuk
membuat andaian, mengubah hidup, dan memilih penyelsaian yang terbaik
akhirnya melaporkan keputusannya”
Langkah 6 : Pencarian Penerimaan
- Anderson (1993) - Menerima penyelesaian yang dipilih, merancang
“Manusia sedang mempelajari sesuatu apabila tindakan dan melaksanakan penyelsaian yang
berusaha menyelesaikan masalah. Proses dalam dipilih
menyelesaikan masalah ini menjadi manusia
semakin matang”

10
Kaedah Ishikawa Analysis Apakah Peranan Penyelia Dalam Menyelesaikan
1. Sesuai untuk industri pentadbiran dan Masalah
perkhidmatan 1. Kenalpasti masalah yang berlaku
2. Guna pendekatan penyelesaian masalah
8P’s - Product, Price, Promotion, People, Process, berkesan
Place, Policies, Procedures 3. Pastikan keputusan dilaksanakan seperti yang
telah diputuskan
2. Sesuai untuk industri perkhidmatan 4. Tambah baik keputusan yang dilaksanakan
5. Faham realiti dalam penyelesaian masalah dan
4S’s - Surrounding, Supplies, Systems, Skills membuat keputusan

7M’s - Machine, Material, Method, Measurement, PENYELIAAN DARIPADA PERSPEKTIF PDRM

Maintenance, Enviroment, Man
CIRI-CIRI PENYELIA
Kaedah Inkuiri
1. Berintegriti
Kaedah Inkuiri – Teknik Penyoalan - Ikhlas
1. Apakah yang terjadi jika ? - Terbuka
2. Apakah yang kamu lihat apabila ? - Telus
3. Bolehkah kamu tunjukkan kepada saya - Amanah
bagaimana ? - Benar
4. Apakah yang kamu maksudkan dengan ? - Berprinsip
5. Mengapakah kamu berfikir demikian ?
6. Adakah cara itu sahaja yang akan berjaya ? 2. Kawalan Kendiri
- Mengawal diri dan membuat keputusan
Menyoal - Apakah masalah yang dihadapi terhadap sebarang tindakan yang dilakukan
tanpa mengikut emosi secara melulu.
Menyelidik - Kumpul dan cari sumber maklumat - Berhenti, Berfikir, Membuat pilihan.

Mereka cipta – Gabung dan bentuk perkaitan 3. Berpengetahuan

antara semua maklumat yang diperoleh - Berpengetahuan luas merangkumi pelbagai
aspek khususnya berkaitan penugasan yang
Mebincangkan – Kongsi maklumat dengan diperlukan.
ivdividu/ahli kumpulan
4. Berketerampilan
Membuat refleksi - Lihat semula persoalan yang - Tegas, segak dan kemas
ditanya, langkah-langkah yang digunakan dan
kesimpulan yang diambil kita 5. Inovatif dan Kreatif
- Idea, Kreatif dan Inovatif
Syarat-Syarat Untuk Menyelesaikan Masalah
1. Faham masalah dengan berkesan 6. Bijak Menguruskan Stres
2. Yakin kebolehan diri sendiri - Mengawal dan mengurus tindak balas fizikal,
3. Analisis masalah dengan terperinci dan teliti mental dan emosi terhadap sesuatu perkara
4. Bertenang dan terus berfikir yang menggangu kestabilan anggota.
5. Sabar dan tidak mudah putus asa - Kenal pasti, Fahami Stres dan Atasi stres
6. Elakkan meletakkan had atau sempadan dalam
berfikir semasa menyelesaikan masalah 7. Mempunyai Nilai-nilai Murni
- Bertanggungjawab, beradab, hormat-
menghormati dan menghargai

11
KEMAHIRAN PENYELIA KELEMAHAN PENYELIA

1. Kemahiran Kemanusiaan 1. Ego dan prejudis

- Kebolehan seseorang untuk bekerjasama, 2. Sikap pilih kasih
memahami dan mendorong orang lain sama 3. Kurang kemahiran
ada sebagai individu atau pasukan 4. Kurang perhubungan antara ketua dan anggota
- Bekerjasama + Memahami + Mendorong 5. Mengelak tugas
6. Kurang intergriti
2. Kemahiran Pentadbiran
- Berkemahiran untuk memahami visi, misi dan
objektif jabatan serta fungsi seluruh organisasi INTERGRITI & AKAUNTABILITI
bagi menyelaras, merancang dan mengawal
sumber. HUBUNGAN ANTARA ETIKA DAN INTERGRITI
Contoh :- - Etika ialah himpunan nilai dan moral yang
a) Membuat keputusan e) Pengurusan masa menjadi piawai bagi tingkah laku individu,
b) Merekod f) Bekerja dalam kumpulan organisasi dan profesyen.
c) Pengurusan pejabat - Intergriti ialah kualiti unggul yang wujud secara
d) Komunikasi keseluruhan dan padu pada individu dan
3. Kemahiran Teknik organisasi
- Merujuk kepada pengetahuan dan
kebolehan penyelia mengaplikasikan segala PEMBAHAGIAN ETIKA
kaedah, prosedur teknikal dan peralatan.
Terdapat 3 bahagian etika :-
4. Kemahiran Konsep 1. Etika Individu
- Kebolehan untuk melihat fungsi organisasi - Ialah himpunan nilai pada diri individu yang
sebagai satu entiti dan memahami hubung membimbing dalam membezakan antara yang
kait antara semua bahagian, cawangan dan benar dan yang salah, yang baik dan yang
unit secara holistik. buruk, yang patut dilakukan dan tidakpatut
dilakukan.
PENYELIA YANG CEMERLANG - Pemilihan antara perkara-perkara ini sentiasa
berlaku semasa menjalankan tugas, dalam
1. Memimpin bagu mencapai tahap produktiviti kehidupan sehari-hari ataupun apabila
yang tinggi berinteraksi dengan pihal lain.

2. Meraih penghargaan dan penghormatan 2. Etika Organisasi

daripada anggota seliaan, rakan sekerja dan - Menjadi garis panduan bagi seseorang yang
pegawai atasan melalui sikap, pengetahuan menjalankan tugas di dalam sesebuah
serta personaliti yang cemerlang organisasi.
- Contoh : Perlu berpegang pada nilai bersih,
3. Kebolehan untuk mempengaruhi anggota cekap, amanah, jujur, benar, telus,
bawahannya bagi melaksanakan tugas yang bertanggungjawab dan adil.
ditetapkan. Perlu bijak menggunakan kuasa
seperti kuasa sah, ganjaran, kepakaran, 3. Etika Profesyen
hubungan dan kuasa paksaan yang ada - Ialah kod yang menggariskan apa yang harus
padanya. dilakukan dan tidak harus dilakukan oleh
pengamal profesyen berkenaan.
4. Sentiasa bersikap positif walaupun dalam - Antara profesyen yang mempunyai kod etika
keadaan tertekan tersendiri ialah kedoktoran, kehakiman,
undang-undang, perakuan, kewartawanan
5. Menjana idea yang kreatif dan inovatif bagi dan pengurusan.
mencapai objektif organisasi - Contoh : Seorang doktor atau hakim terikat
dengan etika profesyen yang dipratikkannya.
6. Mencapai tahap prestasi yang tinggi kepada unit
dan cawangan yang diselia melepasi piawaian
yang ditetapkan.

12
PEMBAHAGIAN INTERGRITI FAKTOR YANG MENJEJASKAN INTERGRITI

Terdapat 3 bahagian intergiti :- Terdapat 5 faktor yang menjejaskan intergriti :-

1. Intergriti Individu 1. Individu
- Keselarasan di antara apa yang dikatakan oleh - Individu yang kurang pendidikan, lemah
individu dengan apa yang dikotakannya didikan agama akan mudah terdorong untuk
- Keselarasan di antara tindakannya dengan melakukan sesuatu yang belawanan kehendak
prinsip moral, etika dan undang-undang intergriti.
- Serta keselarasan di antara kepentingan diri - Mempunyai etika yang lemah, bersikap tamak
dengan kepentingan umum dan memntingkan diri akan menyebabkan
merosotnya intergriti.
2. Intergriti Organisasi - Tidak melihat kelemahan sendiri dan akan
- Organisasi secara kolektif juga dituntut supaya melihat kelemahan orang lain.
membudayakan intergriti sama seperti individu
- Tercermin dalam perumusan dan perlaksanaan 2. Kepimpinan
kod etika, piagam pelanggan atau sistem dan - Sangat penting dalam mencorakkan budaya
proses kerja serta pematuhan kepada amalan organisasi dan masyarakt serta tahap intergriti.
terbaik. - Sikap pemimpin yang ‘cakap tak serupa bikin’
dan melanggar undang-undang, prosedur dan
3. Intergriti Penjawat Awam peraturan juga menjejaskan intergiriti.
- Bermaksud amanah, tanggungjawab dan
kuasa yang dipertanggungjawabkan menurut 3. Budaya
kepentingan umum. - Budaya yang menjunjung tinggi intergriti akan
- Penjawat jawatan itu tidak boleh memberi persekitaran yang kondusif kepada
menyalahgunakan kuasanya untuk individu untuk tidak menyimpang dalam
kepentingan diri, keluarga, saudara mara atau tingkah lakunya.
kaum kerabat sendiri. - Malangnya kini, terdapat satu manifestasi
budaya masyarakat yang kurang menitik
Etika Intergriti beratkan intergriti. Mereka takut membuat
Seseorang yang laporan kerana bimbang kepada tindak balas.
membezakan antara Keselarasan antara
yang benar dan yang tindakan seseorang - Paling merbahaya ialah amalan angguk dan
Individu salah, yang baik dan dengan prinsip moral, ampu lebih-lebih lagi kepada pemimpin.
yang buruk dan yang etika dan undang-
wajar atau tidak wajar undang 4. Sistem dan Prosedur
dilakukan
Tergambar dalam
- Terdapat 6 aspek sistem dan prosedur yang
perumusan dan boleh menjejaskan intergiti :-
pelaksanaan kod etika, a) Kurang ketelusan melibatkan kepentingan
Garis panduan : perlu piagam pelanggan, awam contoh, urusan tender
bersifat bersih, cekap, sistem dan proses kerja
Organisasi
amanah, jujur, benar & dan lain-lain garis
b) Kelemahan sistem, prosedur dan garis
lain-lain nilai murni panduan : kod etika panduan – menyebabkan ketidakcekapan
diulangi dan dihayati c) Kurang penguatkuasaan dan
hingga menjadi budaya penguatkuasaan terpilih
organisasi
Pelaksaan amanah dan
d) Kurang pemantauan dan penilaian ke atas
Apa yang harus dan keberkesanan sesuatu strategi atau program
kuasa yang
tidak harus dilakukan
oleh seseorang
dipertanggungjawabkan e) Keupayaan sumber manusia yang terhad –
menurut kepentingan menjejaskan kecekapan dan keberkesanan
Profesyen/ pengamal profesyen
umum : tidak boleh
penjawat berkaitan : bidang
menyalahgunakan
dalam pengurusan.
awam kedoktoram, f) Kerangka undang-undang lapuk dan
kuasa untuk
kehakiman, undang,
kewartawanan dan
kepentingan diri, pencanggahan dalam undang-undang
keluarga atau kaum
perguruan
kerabat sendiri
5. Struktur dan Industri
- Komponen penting dalam menjamin
kelancaran pentadbiran kerajaan, swasta
dan masyarakat umum.

13
LANGKAH-LANGKAH MEMPERTINGKATKAN ETIKA DAN
INTERGRITI – SEKTOR AWAM HAK ASASI MANUSIA

Terdapat 6 langkah yang telah diambil untuk Apakah Hak Asasi Manusia
mempertingkatkan etika dan intergriti :- - Asas kepada prinsip kemusiaan
1. Pembudayaan Etika dan Intergriti - Asas hak kebebasan perlu berpandukan
- Kerajaan telah memperkenalkan dan tanggungjawab moral atau kepercayaan
melancarkan pelbagai program seperti agama individu itu.
Penghayatan Konsep bersih, Cekap dan - Membolehkan manusia untuk mengembangkan
Amanah, Penerapan Nilai-nilai Islam, Budaya bakat, kemahiran dan kebijaksanaan untuk
Kerja berkualiti, Kod Etika kerja, Piagam memahami keperluan rohani dan fizikal
Pelanggan ISO
Konsep Hak Asasi Manusia
2. Kerajaan meluluskan Akta Pencegah Rasuah - Wujud secara semula jadi dan tidak terasing
1961 (Pindaan 1997) dan menubunhkan Badan seiring kewujudan manusia
Pencegah Rasuah - Keperluan utama bagi memenuhi kehendak
- Peranan penting dalam memerangi rasuah, manusia
memelihara intergiriti pentadbiran kerajaan dan - Walau bahagimanapun Hak Asasi Manusia
kesedaran masyarakt mengenai bahaya rasuah : adalah tidak mutlak tertakluk kepada sekatan-
http://www.bpr.gov.my/ sekatan tertentu seperti dihadkan oleh undang-
undang
3. Penubuhan Biro Pengaduan Awam (BPA)
- Salah satu mekanisme dan saluran bagi Sejarah Hak Asasi Manusia
orang ramai mengemukakan aduan mengenai - Telah wujud sejak Tamadun Greek lagi iaitu
salah laku, salahguna kuasa dan penyelewengan dalam mitos Antingone
: http://www.bpa.jpm.my/ - Menurut Jodn Locke, hak asasi ialah sesuatu hak
yang diberi oleh Tuhan (Divine Rights).
4. Penubuhan Jabatan Audit Negara
- Untuk mengaudit Penyata Akaun Awam bagi Hak Asasi Manusia Dalam Konteks Moden
memastikan pengurusan perbelanjaan, hasil dan - Perisytiharan Hak Asasi Manusia atau Universal
aset kerajaan dilaksanakan secara berhemah : Declaration od Human Rights (UDHR) adalah
http://www.audit.gov.my/ pencetus kepada Hak Asasi Manusia yang
diiktiraf oleh Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu
5. Penubuhan Unit Pemodenan Tadbiran dan (PBB) yang terdiri dari Amerika Syarikat
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) (Pengerusi), China, Lebanon, Australia, Chile,
- Sebagai peneraju pembaharuan Perancis, United Kingdom dan kesatuan Soviet.
pentadbiran dalam mewujudkan perkhidmatan
awam yang moden, cekap dan berkesan : Peruntukkan Undang-undang Hak Asasi Manusia di
http://www.mampu.gov.my/ Malaysia
1. PerlembagaanPersekutuan
6. Pembentukan Jawatankuasa Khas Kabinet - Undang-undang tertinggi di Malysia dan
Mengenai keutuhan Pengurusan Kerajaan rujukan utama dalam perkara melibatkan Hak
(JKKMKPK) dan jawatankuasa Keutuhan Asasi manusia
Pengurusan (JKP)
- Memastikan jentera kerajaan sentiasa cekap, 2. Kanun Tatacara Jenayah
berdisiplin dan berpegang teguh kepada syarat - panduan dan tatacara di dalam melaksanakan
keutuhan yang paling tinggi dengan penguatkuasaan dan pendakwaan jenayah
berpandukan nilai-nilai murni.
3. Undang-Undang Lain
- Undang-undang yang diluluskan oeh Parlimen
atau Dewan Undangan Negeri (DUN) yang
masih berkuatkuasa

14