Formal Invitation Letters : Pengertian, Expressions, Generic Structure, Karakteristik dan

Contohnya
[Link] 05, 2020

A. Pengertian Formal Invitation

Dear laman24 readers! Formal invitation letter atau surat undangan resmi adalah surat resmi
yang ditulis oleh seseorang atau lembaga dalam bentuk undangan untuk menghadiri berbagai
kegiatan seperti pelantikan jabatan, wisuda, kegiatan perpisahan, saksi persidangan, perayaan
hari kemerdekaan, seminar, wawancara, kongres, diklat, dan juga peresmian perusahaan atau
produk tertentu dalam bentuk yang beraneka ragam.

Formal invitation letter tidak harus ditulis secara resmi seperti surat bisnis sehingga terkesan
sangat resmi. Formal invitation letter dapat juga dibuat seperti undangan biasa tanpa
meninggalkan kesan formal/ resmi. Hal itu terjadi karena biasanya yang mengundang kita
adalah lembaga-lembaga pemerintahan ataupun perusahaan swasta. Jadi, walaupun
bentuknya undangan biasa, tetapi karena yang mengundang adalah lembaga/perusahaan tetap
akan meninggalkan kesan formal dan sangat resmi.

Dear laman24 readers! Walaupun dibuat dalam bentuk undangan biasa, formal invitation letter
tetap harus menggunakan kaidah dan aturan tata bahasa ada dan telah dditentukan, misalnya
penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, dan dibuat dengan cermat sesuai
keperluan, maksud dan tujuan undangan dibuat.

Selain itu, penggunaan surat resmi pada perusahaan, instansi pemerintahan, lembaga, dan
organisasi memang sama sekali tidak bisa ditinggalkan. Memang sekarang ini media
komunikasi sudah sangat canggih, dan semua perusahaan ataupun instansi bisa menggunakan
alat komunikasi tersebut, seperti telepon, e-mail, maupun media lainnya.

B. Expressions of Formal Invitation Letters

Berikut beberapa contoh expression yang digunakan dalam formal invitation letters:

1. Opening expressions:
a. I am very pleased to say that our company has advanced progress in the previous years
b. I am very happy to say that our school has received grade A in acreditation from Ministery
Education and Culture.
c. I am very pleasure to inform that our proposal join corporation has been achieved by PT. Eco
[Link].
d. With great pleasure, we wish to inform you that we are success in running the annual
program.
e. etc

2. Purpose Expressions of formal invitation

a. We would like to ask you attending this annual meeting.
b. I expect you will come to our graduation celebration
c. We would like to invite you to attend the webinar.
d. We cordially you manage your time to join our meeting.
e. etc

3. Expressions to state the place, date and time

a. This annnual meeting will be held at 2.00 pm , Saturday, September5, 2020, Main Hall of
Plaza Indonesia, Jakarta.
b. The seminar will be held at 8.00 p.m. on Sunday, September 6, Second Floor of Arya Duta
Hotel Pekanbaru
c. The meeting will be held at 6.00 p.m. on the coming Thursday, September 10th 2020 at
Grand Suka Hotel Banjarmasin.
d. The event will be held on Saturday, 12 September 2020 at 7.30 a.m. – 11.00 a.m. at Sungkai
Room of Ibis Hotel Bandung
e. etc

4. Closing Expressions of Formal Invitation

a. Thank you for your coming.
b. Thank you for your time
c. Thank you for your intentions.
d. Thank you for your attention
e. etc
C. Membalas Formal Invitation Letters

Membalas surat undangan resmi (formal invitation letter) baik dalam bentuk menerima
undangan ataupun tidak dapat menghadiri undangan harus dapat menjawab 4 masalah
penting, yaitu:

1. Baik menerima undangan maupun menolak undangan, kalimat yang digunakan harus
singkat, sistematis, dan tepat waktu. Jangan sampai ketika acara sudah selesai baru kita
membalasnya. Usahakan jika surat sudah sampai, maka langsung dibalas agar pengirim juga
dapat memastikan siapa yang dapat hadir dan siapa yang tidak dapat hadir.

2. Baik dapat memenuhi undangan maupun tidak dapat menghadiri undangan (menolak) maka
si penerima undangan harus tetap mengucapkan apresiasi kepada pihak yang mengundang.
Contoh :

a. Thank you for your kind invitation to join that webinar. Unfortunately, I can’t join this program
because I have something to do relateted to……………………..
b. I regret I couldn’t attend the occasion. I will play on di UEFA Champion League on September
22nd.
c. There is no possible way I can rearrange my schedule at this time. I'm very sorry I have to
miss the occasion.

3. Baik dapat memenuhi undangan maupun tidak dapat menghadiri undangan (menolak) maka
si penerima undangan harus tetap mengkonfirmasi detail acara termasuk tanggal dan waktu.
on Saturday, 12 September 2020 at 7.30 a.m. – 11.00 a.m. at Red Bird Velodrome.

4. Apabila si penerima undangan dapat menghadiri undangan maka harus tetap

menginformasikan kehadiran. Contoh : I will be happy to attend and eagerly look forward to
helping you on this happy occasion.

5. Baik dapat memenuhi undangan maupun tidak dapat menghadiri undangan (menolak) maka
si penerima undangan harus tetap berharap acaranya tetap lancar dan sukses. Contoh :
a. My best wishes for a successful occasion.
b. l do hope the occasion will be profitable for all concerned.
c. Thank you for thinking of me and best wishes for an enjoyable occasion.
Berikut contoh membalas formal invitation letters:

Sampling 1

Dear Mr. Firminho,

Thank you for your kind invitation to Football Coaching on Saturday, 12 September 2020 at 7.30
a.m. – 11.00 a.m. at Red Bird Velodrome. I will be happy to attend and eagerly look forward to
helping you on this happy occasion.

Yours sincerely,

Mo Salah

Sampling 2

Dear Mr. Firminho,

Thank you for your kind invitation to Football Coaching. l regret I couldn’t attend the occasion. I
will play on di UEFA Champion League on September 22nd.
l do hope the occasion will be profitable for all concerned.

Yours sincerely,

Mo Salah

D. Karakteristik Formal Invitation Letter

1. Formal invitation letter harus menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah tata bahasa
Inggris yang baik dan benar baik dalam pemilihan vocabularies maupun pemilihan phrase.
2. Formal invitation letter harus singkat, padat, efektif dan mudah dipahami.
3. Menggunakan kop surat instansi/perusahaan/lembaga baik dalam sampul surat maupun isi
surat
4. Sistematis dan tidak bertele-tele.
5. Menggunakan setempel lembaga/instansi/perusahaan untuk legalitas undangan yang akan
dikirimkan.
6. Kadang-kadang juga mencantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan
lampiran bila ada.
E. Generic Stucture Formal Invitation Letter

1. Sender’s name
Example : SMA Negeri Plus Provinsi Riau
2. Sender’s address
Example : Jl. Lingkar Kubang Raya , Pekanbaru
3. Date and letter’s number
Example : 406/SMAN Plus/LL/IX/2020
4. Attachment/Enclosure
Example : Time and Schedulu
5. Reference/Subject
Example : Graduation celebration
6. Recipient’s name
Example : Kepala Dinas Pendidikan
7. Recipient’s address
Example : Jl. Cut Nyak Dien Pekanbaru
8. Salutation/Greeting
Example : Dear Sir/Madam
9. Letter’s Body/ Content
Example : We would like to invite you attending graduation celebration party.
[Link]’s date and time
Example : The graduation celebration party will be held on Saturday, May 20 2020
[Link]’s address
Example : New multi function room of SMAN Plus Provinsi Riau Jl. Lingkar Kubang Raya
Pekanbaru
[Link] Instruction (Dress code, seats position, etc)
Example : Batik clothes and sit in a predetermined order
13. Complimentary and Signature
Example : Thank you for your attention. Sincerely yours,