उद्यम सामग्री प्रबंधन (एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट)

उद्यम सामग्री प्रबंधन (एंटरप्राइज़ कंटेंट मैनेजमेंट - ईसीएम) किसी संगठन के दस्तावेजों और संगठन की प्रक्रियाओं से संबंधित अन्य सामग्रियों के व्यवस्थापन और भंडारण का एक औपचारिक माध्यम है। इसमें सामग्री के संपूर्ण जीवन चक्र के दौरान इस्तेमाल की गयी रणनीतियाँ, विधियाँ और उपकरण शामिल हैं।

परिभाषा

एसोसिएशन फॉर इन्फॉर्मेशन एंड इमेज मैनेजमेंट (एआईआईएम) इंटरनेशनल, उद्यम सामग्री प्रबंधन के लिए दुनिया भर में फैला एक एसोसिएशन है जिसने वर्ष 2000 में उद्यम सामग्री प्रबंधन को परिभाषित किया था। एआईआईएम ने ईसीएम के संक्षिप्त नाम को कई बार नए सिरे से परिभाषित किया है:

2005 के अंत में

उद्यम सामग्री प्रबंधन संगठनात्मक प्रक्रियाओं से संबंधित दस्तावेजों और सामग्रियों की प्राप्ति, प्रबंधन, भंडारण, संरक्षण और हस्तांतरण के लिए इस्तेमाल की जाने वाली तकनीक है।

2006 की शुरुआत में

उद्यम सामग्री प्रबंधन संगठनात्मक प्रक्रियाओं से संबंधित दस्तावेजों और सामग्रियों की प्राप्ति, प्रबंधन, भंडारण, संरक्षण और हस्तांतरण के लिए इस्तेमाल की जाने वाली तकनीक है।

ईसीएम उपकरण और रणनीतियाँ किसी संगठन की अव्यवस्थित जानकारियों के प्रबंधन की अनुमति देती है, जहाँ भी वह जानकारी मौजूद होती है।

2008 की शुरुआत में

उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम) संगठनात्मक प्रक्रियाओं से संबंधित दस्तावेजों और सामग्रियों की प्राप्ति, प्रबंधन, भंडारण, संरक्षण और हस्तांतरण के लिए इस्तेमाल की जाने वाली रणनीतियाँ, विधियाँ और उपकरण है। ईसीएम उपकरण और रणनीतियाँ किसी संगठन की अव्यवस्थित जानकारियों के प्रबंधन की अनुमति देती है, जहाँ भी वह जानकारी मौजूद होती है।

इसकी नवीनतम परिभाषा में उन क्षेत्रों को शामिल किया गया है जिन्हें परंपरागत तौर पर रिकार्ड प्रबंधन और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों द्वारा संबोधित किया जाता रहा है। इसमें कागज और माइक्रोफिल्म सहित विभिन्न डिजिटल और परंपरागत स्वरूपों के बीच आंकड़ों का रूपांतरण भी शामिल है।

इतिहास

सामग्री प्रबंधन का एक स्वरुप, उद्यम सामग्री प्रबंधन डिजिटल संग्रह, दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्य की प्रगति के साथ दस्तावेजों की प्राप्ति, खोज और नेटवर्किंग का एक संयुक्त रूप है। इसमें विशेष रूप से किसी कंपनी के आंतरिक, अक्सर अव्यवस्थित जानकारियों को इसके सभी स्वरूपों में इस्तेमाल और संरक्षण में शामिल विशेष चुनौतियाँ सम्मिलित हैं। इसलिए ज्यादातर ईसीएम समाधान व्यवसाय-से-कर्मचारी (बी2ई) प्रणालियों पर ध्यान केंद्रित करती हैं।

जब से ईसीएम समाधान विकसित हुआ है, नए घटक उभरकर सामने आये हैं। उदाहरण के लिए, जिस तरह सामग्री अन्दर और बाहर आती-जाती है, इसका प्रत्येक बार इस्तेमाल सामग्री के बारे में एक नया मेटाडाटा तैयार कर देता है; कुछ हद तक स्वचालित रूप से; सामग्री को कब और कैसे इस्तेमाल किया गया इसके बारे में जानकारी प्रणाली को धीरे-धीरे नयी फ़िल्टर करने वाली, मार्ग निर्धारित करने वाली और खोज के मार्गों, कॉरपोरेट वर्गीकरणों और शब्दार्थ विज्ञान के नेटवर्कों और स्मरण संबंधी नियमों के फैसलों को ग्रहण करने की अनुमति देती है। जिस तरह निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में ईमेल और त्वरित संदेशों का उपयोग तेजी से बढ़ा है, इन आंकड़ों तक पहुँचने की क्षमता और व्यावसायिक फैसलों में इसके इस्तेमाल की सुविधा ईसीएम द्वारा प्रदान की जा रही है।

समाधान के जरिये कर्मचारियों को इंट्रानेट सेवाएं (बी2ई) प्रदान की जा सकती हैं और इसमें बिजनेस-से-बिजनेस (बी2बी), बिजनेस-से-सरकार (बी2जी), सरकार-से-बिजनेस (जी2बी) या अन्य व्यावसायिक संबंधों के लिए उद्यम के पोर्टल भी शामिल हो सकते हैं। इस श्रेणी में ज्यादातर ऐसे पूर्व दस्तावेज़-प्रबंधन ग्रुपवेयर और कार्य प्रगति संबंधी समाधान शामिल हैं जिन्होंने अभी तक अपनी व्यवस्था को ईसीएम के रूप में पूरी तरह रूपांतरित नहीं किया है लेकिन एक वेब इंटरफेस की सुविधा प्रदान करते हैं। डिजिटल संपत्ति प्रबंधन डिजिटल तकनीक के उपयोग से सामग्री के भंडारण से संबंधित ईसीएम का एक स्वरुप है।

ईसीएम में जो तकनीकें आज सम्मिलित की गयी हैं वे 1980 के दशक के अंत और 1990 के दशक की शुरुआत की इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) की अगली कड़ियाँ हैं। मूल ईडीएमएस उत्पाद स्वतंत्र उत्पाद थे जो इन चार क्षेत्रों में से एक की कार्यक्षमता प्रदान करते थे: इमेजिंग, कार्य की प्रगति, दस्तावेज़ प्रबंधन या सीओएलडी/ईआरएम (नीचे घटकों को देखें)।

विशेष प्रकार के शुरुआती ईडीएमएस एडॉप्टर ने कागज-आधारित प्रक्रिया को सुधारने और मिथक रूपी कागज़ रहित कार्यालय को अपनाने के क्रम में संभवतः सिर्फ एक एकल विभाग में लघु-स्तरीय इमेजिंग और कार्य प्रगति प्रणाली को लागू किया। पहली स्वतंत्र ईडीएमएस तकनीक समय बचाने और/या कागज़ के रख-रखाव एवं कागज़ के भंडारण को कम करते हुए जानकारियों तक पहुँच को सुधारने के लिए डिजाइन की गयी थी, जिससे कि दस्तावेजों को खोने से बचाया जा सके और तेज रफ़्तार से जानकारियाँ प्रदान की जा सके। ईडीएमएस केवल कागज, माइक्रोफिल्म या माइक्रोफीचे पर पूर्व में उपलब्ध जानकारियों तक ही ऑनलाइन पहुँच की सुविधा प्रदान कर सकती थी। ईडीएमएस ने दस्तावेजों और दस्तावेज़-उन्मुख प्रक्रियाओं पर नियंत्रण में सुधार करके समय लेने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर दिया। ईडीएमएस द्वारा तैयार ऑडिट ट्रेल ने दस्तावेज़ सुरक्षा को बढ़ाया और उपायों की उत्पादकता एवं दक्षता की पहचान में मदद के लिए मैट्रिक्स प्रदान किये।

1990 के दशक के अंत से लेकर ईडीएमएस उद्योग प्रगति के पथ पर दृढ़तापूर्वक निरंतर आगे बढ़ा जा रहा है। वैसी तकनीकें संगठनों की पसंद बनीं जिनमें स्पष्ट रूप से परिभाषित समस्याओं से निबटने के लिए लक्षित, रणनीतिक समाधान की जरूरत थी।

जैसे-जैसे समय गुजरता गया और ज्यादातर संगठनों ने इन तकनीकों के साथ उत्पादकता के "पॉकेटों" को हासिल किया, यह स्पष्ट हो गया कि विभिन्न ईडीएमएस उत्पाद की श्रेणियाँ संपूरक थीं। संगठन कई ईडीएमएस उत्पादों का ज्यादा से ज्यादा लाभ उठाना चाहते थे। उदाहरण के लिए, मान लीजिए कि एक ग्राहक सेवा विभाग - जहाँ इमेजिंग, दस्तावेज प्रबंधन और कार्य प्रगति की सुविधाओं को संयुक्त रूप से एजेंटों को ग्राहकों की जिज्ञासाओं का बेहतर तरीके से समाधान करने में इस्तेमाल किया जा सकता था। इसी तरह, कोई लेखा विभाग एक सीओएलडी /ईआरएम प्रणाली से आपूर्तिकर्ता के चालानों को प्राप्त करने, एक इमेजिंग सिस्टम से ऑर्डरों को खरीदने और कार्य प्रगति के अनुमोदन के एक हिस्से के रूप में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से अनुबंधों को प्राप्त करने की सुविधा का उपयोग कर सकता है। जैसे-जैसे संगठनों ने एक इंटरनेट सेवा की मौजूदगी सुनिश्चित की, वे जानकारियों को वेब के माध्यम से प्रस्तुत करना चाहते थे जिसके लिए वेब सामग्री के प्रबंधन की आवश्यकता थी। जिन संगठनों के पास स्वचालित व्यक्तिगत विभाग मौजूद थे वे अब बड़े पैमाने पर इनका उपयोग कर व्यापक स्तर के लाभ की कल्पना करने लगे। कई दस्तावेज़ विभिन्न विभागों से होकर गुजरते हैं और अनेकों प्रक्रियाओं पर प्रभाव डालते हैं।

एकीकृत ईडीएमएस समाधान की ओर हलचल ने सॉफ्टवेयर उद्योग में केवल एक आम प्रवृत्ति को परिलक्षित किया: प्वाइंट समाधानों का अधिक व्यापक समाधानों में निरंतर एकीकरण. उदाहरण के लिए, 1990 के दशक की शुरुआत तक वर्ड प्रोसेसिंग, स्प्रेडशीट और प्रस्तुति संबंधी सॉफ्टवेयर उत्पाद स्वतंत्र उत्पादों के रूप में मौजूद थे। इसके बाद बाजार एकीकरण की ओर चले गए।

शुरुआती अग्रणियों ने पहले ही कई स्वतंत्र ईडीएमएस तकनीकों की पेशकश कर दी थी। पहला चरण थोड़े या किसी कार्यात्मक एकीकरण के बगैर एक सिंगल, पैकेज्ड "सूट" के रूप में कई प्रणालियों की पेशकश करना था। संपूर्ण 1990 के दशक के दौरान एकीकरण की वृद्धि हुई। लगभग 2001 में शुरुआत करते हुए इस उद्योग ने इन एकीकृत समाधानों को संदर्भित करने के लिए उद्यम सामग्री प्रबंधन नामक शब्दावली का प्रयोग करना शुरू कर दिया।

2006 में माइक्रोसॉफ्ट (अपने शेयरप्वाइंट प्रोडक्ट फैमिली के साथ) और ओरेकल कॉरपोरेशन (ओरेकल कंटेंट मैनेजमेंट के साथ) ने ईसीएम के "वैल्यू" मार्केट सेगमेंट में प्रवेश किया।

वेबजीयूआई, अलफ्रेस्को, सेन्सनेट, ईजेड पब्लिश, नॉलेज ट्री, जम्पर 2.0, नुक्सियो और प्लोन सहित ओपन सोर्स ईसीएम उत्पाद भी उपलब्ध हैं।

एचआईपीएए, एसएएस 70, बीएस 7799 और आईएसओ/आईईसी 27001 सहित सरकार के मानक ईसीएम के विकास और उपयोग में लाने के कारक हैं। मानकों का अनुपालन प्रमाणित सेवा प्रदाताओं के लिए आउटसोर्सिंग को आंतरिक ईसीएम के उपयोग के लिए एक व्यावहारिक विकल्प बना सकते हैं।

विशेषताएं

सामग्री प्रबंधन में ईसीएम, वेब सामग्री प्रबंधन (डब्ल्यूसीएम), सामग्री सिंडिकेशन और मीडिया संपत्ति प्रबंधन शामिल हैं। उद्यम सामग्री प्रबंधन एक क्लोज्ड-सिस्टम समाधान या एक विशिष्ट उत्पाद श्रेणी नहीं है। इसलिए दस्तावेज़ संबंधित प्रौद्योगिकियों या दस्तावेज़ जीवन चक्र प्रबंधन के साथ ईसीएम एक विस्तृत शृंखला के तकनीकों और विक्रेताओं के लिए सिर्फ एक संभव कैच-ऑल टर्म है।

आज की बाहर की ओर निर्देशित वेब पोर्टल की सामग्री और संरचना कल की आंतरिक सूचना प्रणाली के लिए एक मंच होगा। कम्प्यूटरवॉच में अपने आलेख में उलरिक कैम्फमेयर ने ईसीएम को तीन प्रमुख विचारों के रूप में संक्षेपित किया जो इस तरह के समाधानों को वेब सामग्री प्रबंधन से अलग करती हैं।

उद्यम सामग्री प्रबंधन एकीकृत मध्यस्थ के रूप में

ईसीएम का इस्तेमाल पूर्व ऊर्ध्वाधर अनुप्रयोगों और द्वीप आर्किटेक्चर के प्रतिबंधों को दूर करने के लिए किया जाता है। उपयोगकर्ता मूलतः एक ईसीएम समाधान के उपयोग से अनजान होता है। ईसीएम वेब-आधारित आईटी की नई दुनिया के लिए अपेक्षित बुनियादी सुविधाएं प्रदान करता है, जो इसे पारंपरिक होस्ट और ग्राहक/सर्वर प्रणालियों के साथ-साथ एक तरह के तीसरे मंच के रूप में स्थापित करता है। इसलिए, ईएआई (उद्यम अनुप्रयोग एकीकरण) और एसओए (सेवा-उन्मुख आर्किटेक्चर) ईसीएम के कार्यान्वयन और उपयोग में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाएगी.

स्वतंत्र सेवाओं के रूप में उद्यम सामग्री प्रबंधन के घटक

ईसीएम का इस्तेमाल स्रोत या आवश्यक उपयोग के संबंध के बिना जानकारी का प्रबंधन करने के लिए किया जाता है। कार्यक्षमता एक सेवा के रूप में प्रदान की जाती है जिसे सभी तरह के एप्लीकेशनों के जरिये इस्तेमाल किया जा सकता है। एक सेवा की अवधारणा का लाभ यह है कि किसी भी दी गयी कार्यक्षमता के लिए केवल एक सामान्य सेवा उपलब्ध है, इस प्रकार निरर्थक, खर्चीले और रख-रखाव में मुश्किल समानांतर उपयोगिताओं से बचाव होता है। इसलिए विभिन्न सेवाओं को जोड़ने वाले इंटरफेस के मानक ईसीएम के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे.'

उद्यम सामग्री प्रबंधन सभी प्रकार की जानकारी के लिए एक सामान्य स्रोत के रूप में

ईसीएम को सामग्री के एक गोदाम के रूप में (आंकड़ों के गोदाम और दस्तावेजों के गोदाम, दोनों के रूप में) इस्तेमाल किया जाता है जो कंपनी की जानकारियों को एक समान संरचना के साथ एक संग्राहक में जोड़ती है। जानकारियों की निरंतरता के साथ महंगी निरर्थकताएं और इससे जुड़ी समस्याएं समाप्त हो जाती हैं। सभी एप्लीकेशन अपनी सामग्रियाँ एक एकल संग्राहक को सौंपते हैं, जिसके बदले सभी एप्लीकेशनों को आवश्यक जानकारियाँ प्रदान की जाती हैं। इसलिए सामग्री एकीकरण और आईएलएम (सूचना जीवनचक्र प्रबंधन) ईसीएम के कार्यान्वयन और उपयोग में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाएंगे.

उद्यम सामग्री प्रबंधन तभी ठीक से काम करता है जब यह उपयोगकर्ताओं के सामने प्रभावी ढंग से "अदृश्य" रहता है। ईसीएम तकनीकें ऐसी बुनियादी सुविधाएं हैं जो अधीनस्थ सेवाओं के रूप में विशेष एप्लीकेशनों को मदद करती हैं।

इस प्रकार ईसीएम बुनियादी घटकों का एक संग्रह है जो बहु-स्तरीय मॉडल में फिट होती है और जिसमें उपयोग करने, सौंपने और व्यवस्थित आंकड़ों एवं अव्यवस्थित जानकारियों के संयुक्त रूप से प्रबंधन के लिए सभी दस्तावेज संबंधी तकनीकें (डीआरटी) शामिल होती हैं। जैसे कि उद्यम सामग्री प्रबंधन अतिरिक्त ई-व्यापार अनुप्रयोग क्षेत्र के लिए आवश्यक बुनियादी घटकों में से एक है। ईसीएम एक डब्ल्यूसीएम की सभी जानकारी के प्रबंधन की भी सुविधा देता है और एक सार्वभौमिक संग्राहक के रूप में संग्रहण की आवश्यकताओं को भी शामिल करता है।

घटक

ईसीएम उन घटकों को जोड़ता है जिन्हें एक उद्यम-आधारित प्रणाली में शामिल किये बगैर स्वतंत्र प्रणालियों के रूप में भी इस्तेमाल किया जा सकता है।

एआईआईएम द्वारा पहली बार पाँच ईसीएम घटकों एवं तकनीकों को कैप्चर, मैनेज, स्टोर, प्रेजर्व और डिलीवर के रूप में परिभाषित किया गया था।

कैप्चर

कैप्चर में कुछ या सभी तरह का अंकीयकरण, प्रतिलिपि तैयार करना या जोड़ना, सफाई करना और दस्तावेजों का अनुक्रमण/वर्गीकरण शामिल होता है। इस्तेमाल की जा रही तकनीकों में साधारण जानकारी प्राप्त करने से लेकर स्वचालित वर्गीकरण तक शामिल होते हैं। कैप्चर के घटकों को अक्सर इनपुट घटक भी कहा जाता है।

पहले दस्तावेज़ स्वचालन प्रणालियां माइक्रोफिल्म या माइक्रोफीचे पर भंडारण के लिए दस्तावेजों की तस्वीरें खींचती थीं। ऑप्टिकल स्कैनर अब कागजी दस्तावेजों की डिजिटल प्रतियां तैयार करती हैं। डिजिटल रूप में पहले से मौजूद दस्तावेजों को कॉपी किया जा सकता है या अगर वे पहले से ऑनलाइन उपलब्ध हों तो लिंक जोड़ा जा सकता है।

ऑटोमैटिक या सेमी-ऑटोमैटिक कैप्चर, स्रोतों के रूप में ईडीआई या एक्सएमएल दस्तावेजों, बिजनेस और ईआरपी एप्लीकेशनों या मौजूदा विशेषज्ञ एप्लीकेशन प्रणालियों का इस्तेमाल कर सकती हैं।

मान्यता संबंधी तकनीकें

विभिन्न मान्यता संबंधी तकनीकों को स्कैन किए गए दस्तावेज़ों और डिजिटल फैक्सों से जानकारी निकालने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है, जिनमें शामिल हैं:

ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉगनिशन (ओसीआर)

यह टाइपसेट टेक्स्ट की छवियों को अक्षरांकीय वर्णों में बदल देता है।

हस्तलिपि पहचान | हैण्डप्रिंट कैरेक्टर रिकॉगनिशन (एचसीआर)

हस्तलिखित पाठ की छवियों को अक्षरांकीय स्वरुप में बदल देता है। स्वतंत्र स्वरुप के पाठ की तुलना में निर्धारित स्थानों में छोटे पाठ के लिए बेहतर परिणाम देता है।

इंटेलिजेंट कैरेक्टर रिकॉगनिशन (आईसीआर)

मान्यता में सुधार करने के लिए सन्दर्भ सूचियों के विरुद्ध जाँच और मौजूदा मुख्य आंकड़ों की तुलना, तार्किक संबंध और मिलान में इस्तेमाल के लिए ओसीआर और एचसीआर को विस्तार देता है। उदाहरण के लिए, एक ऐसे फार्म में जहाँ संख्याओं का एक कॉलम जोड़ा गया है, पहचान की सटीकता की जाँच मान्यता प्राप्त संख्याओं को जोड़कर और उनकी तुलना मूल फार्म पर लिखे योग से करते हुए की जा सकती है।

ऑप्टिकल मार्क रिकॉगनिशन (ओएमआर)

पूर्वनिर्धारित क्षेत्रों में विशेष चिह्नों, जैसे कि चेकमार्क्स या डॉट्स को पढ़ता है।

बारकोड मान्यता

उत्पाद और अन्य वाणिज्यिक आंकड़ों के उद्योग संबंधी मानक कूट लेखनों को पढ़ता है।

इमेज क्लीनअप

इमेज क्लीनअप सुविधाओं में रोटेशन, सीधा करना, रंगों का समायोजन, प्रतिस्थापन, ज़ूम, संरेखन, पेज अलग करना, टिप्पणियाँ और डेस्पेकलिंग शामिल हैं।

फॉर्मों का प्रक्रमण

फॉर्म्स कैप्चर में तकनीकों के दो समूह मौजूद हैं, हालांकि सूचना सामग्री और दस्तावेजों का चरित्र एक समान हो सकता है। फॉर्म्स प्रोसेसिंग, स्कैनिंग के माध्यम से प्रिंटेड फॉर्मों को कैप्चर करना है; यहाँ अक्सर पहचान की तकनीकों का इस्तेमाल होता है, क्योंकि अच्छी तरह से डिजाइन किये गए फॉर्म्स काफी हद तक ऑटोमैटिक प्रोसेसिंग को सक्षम बनाते हैं। ऑटोमैटिक प्रोसेसिंग का इस्तेमाल इलेक्ट्रॉनिक फॉर्मों को कैप्चर करने के लिए किया जा सकता है, जैसे कि वेब पेजों के जरिये जमा किये गए फॉर्म, जब तक कि लेआउट, संरचना, तर्क और सामग्रियों के बारे में कैप्चर प्रणाली को जानकारी होती है।

कोल्ड (सीओएलडी)

कंप्यूटर आउटपुट टू लेजर डिस्क (सीओएलडी) ईसीएम प्रणालियों द्वारा चल रहे प्रबंधन के लिए रिपोर्टों और अन्य दस्तावेजों को ऑप्टिकल डिस्कों पर या डिजिटल भंडारण के किसी भी स्वरुप में रिकॉर्ड करता है। इसके लिए एक और शब्द उद्यम रिपोर्ट प्रबंधन (ईआरएम) है। मूलतः यह तकनीक केवल लेजरडिस्कों के साथ काम करती थी; अन्य तकनीकों द्वारा लेजरडिस्क की जगह लेने के बाद भी इसका नाम नहीं बदला गया था।

समुच्चयन

एकत्रीकरण दस्तावेजों को विभिन्न एप्लीकेशनों से जोड़ता है। इसका लक्ष्य विभिन्न स्रोतों से आंकड़ों को एकजुट करना और उन्हें एक समान संरचना एवं स्वरूप में भंडारण एवं प्रोसेसिंग प्रणालियों को अग्रसारित करना है।

अनुक्रमण के घटक

अनुक्रमण खोज में सुधार करता है और जानकारियों को व्यवस्थित करने के लिए वैकल्पिक तरीके से प्रदान करता है।

हस्तचालित अनुक्रमण सामग्री को हाथों से इंडेक्स डेटाबेस की विशेषताएं प्रदान करता है, विशेष रूप से प्रशासन और पहुँच के लिए एक "प्रबंध" घटक के डेटाबेस द्वारा इस्तेमाल की गयी सामग्री. हस्तचालित अनुक्रमण शामिल की जाने वाली जानकारियों को सीमित करने के लिए इनपुट डिजाइनों का इस्तेमाल कर सकती है; उदाहरण के लिए, इंट्री मास्क दस्तावेज के बारे में ज्ञात अन्य जानकारी के आधार पर प्रोग्राम लॉजिक का इस्तेमाल कर सकती है या इनपुट्स को रोक सकती है।

स्वचालित और हस्तचालित दोनों विशेषताओं के अनुक्रमण को पूर्वनिर्धारित इनपुट-डिजाइन प्रोफाइलों के साथ आसान और बेहतर बनाया जा सकता है; ये उन दस्तावेजों के वर्गों का वर्णन कर सकती हैं जो संभावित इंडेक्स मानों को सीमित करती हैं या कुछ ख़ास मानदंडों को स्वतः लागू करती हैं।

स्वचालित वर्गीकरण कार्यक्रम इंडेक्स, श्रेणी को निकाल सकते हैं और आंकड़ों को स्वतंत्र रूप से हस्तांतरित कर सकते हैं। इलेक्ट्रॉनिक सूचना संबंधी वस्तुओं में मौजूद जानकारियों के आधार पर स्वचालित वर्गीकरण या श्रेणीबद्ध करना, पूर्वनिर्धारित मानदंड या एक स्वयं-सीखने की प्रक्रिया के आधार पर जानकारियों का मूल्यांकन कर सकता है। इस तकनीक को ओसीआर-परिवर्तित फैक्सों, कार्यालय की फाइलों, या आउटपुट फाइलों के साथ प्रयोग किया जा सकता है।

प्रबंधन (मैनेज)

प्रबंधन (मैनेज) श्रेणी में पाँच पारंपरिक एप्लीकेशन क्षेत्र शामिल हैं:

• दस्तावेज़ प्रबंधन
• सहयोग (या सहयोगात्मक सॉफ्टवेयर, उर्फ ग्रुपवेयर)
• वेब सामग्री प्रबंधन (वेब पोर्टलों सहित)
• रिकॉर्ड्स प्रबंधन
• कार्य प्रगति और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

प्रबंधन श्रेणी अन्य घटकों को जोड़ती है जिन्हें संयुक्त रूप से या अलग से इस्तेमाल किया जा सकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन, वेब सामग्री प्रबंधन, सहयोग, कार्य प्रगति और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन, जानकारियों के जीवनचक्र के गतिशील हिस्से पर काम करता है। रिकॉर्ड्स प्रबंधन संगठन की दस्तावेज अवधारण नीति के अनुसार अंतिम रूप से तैयार दस्तावेजों के प्रबंधन पर ध्यान केन्द्रित करता है, जिसके बदले इसे सरकार के आदेशों और उद्योग की प्रथाओं का आवश्यक रूप से अनुपालन करना पड़ता है।

प्रबंधन के सभी घटक डेटाबेसों को शामिल करते हैं और प्रमाणन प्रणालियों तक पहुँच बनाते हैं। प्रबंधन के घटकों की पेशकश व्यक्तिगत रूप से या सूट्स के रूप में एकीकृत कर की जाती है। कई मामलों में वे पहले से ही "स्टोर" घटकों को शामिल करते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन

इस सन्दर्भ में दस्तावेज़ प्रबंधन का मतलब मोटे तौर पर निर्माण से लेकर संग्रह तक दस्तावेजों का नियंत्रण करना है। दस्तावेज़ प्रबंधन में इस तरह के कार्य शामिल हैं:

आगमन/निर्गमन

निरंतरता के लिए संचित जानकारियों के मिलान के लिए.

संस्करण प्रबंधन

एक जैसी जानकारियों के विभिन्न संस्करणों का संशोधनों और प्रस्तुतियों के साथ ध्यान रखने के लिए (एक ही जानकारी अलग-अलग स्वरुप में).

खोज और नेविगेशन

जानकारी और इससे संबंधित संदर्भों को ढूँढने के लिए.

दस्तावेजों का व्यवस्थापन

फाइल, फ़ोल्डर और ओवरव्यू जैसी संरचनाओं में.

हालाँकि, दस्तावेज़ प्रबंधन "प्रबंधन" के अन्य घटकों के साथ, ऑफिस एप्लिकेशनों जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक और एक्सचेंज, या लोटस नोट्स और डोमिनो एवं सूचना भंडारण के नियंत्रण के लिए "लाइब्रेरी सेवाओं" अधिक से अधिक इस्तेमाल किया जा रहा है।

सहयोग

एक ईसीएम प्रणाली में सहयोग के घटक उपयोगकर्ताओं को एक दूसरे के साथ सामग्री को विकसित करने और प्रक्रिया में लाने में मदद करते हैं। इन घटकों में से कई सहयोगात्मक सॉफ्टवेयर या ग्रुपवेयर, पैकेजों से विकसित किए गए थे; ईसीएम सहयोगी प्रणालियाँ इससे कहीं अधिक आगे बढ़ती हैं और इसमें जानकारी प्रबंधन के तत्त्व शामिल होते हैं।

ईसीएम प्रणालियाँ उन जानकारी के डेटाबेसों और प्रोसेसिंग के तरीकों का इस्तेमाल करते हुए सहयोग की सुविधा प्रदान करती हैं जो एक साथ एकाधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा प्रयोग के लिए डिजाइन की गयी हैं, यहाँ तक कि जब वे सभी उपयोगकर्ता एक ही सामग्री आइटम पर काम कर रहे हैं। वे जानकारी आधारित योग्यताओं, संसाधनों और संयुक्त जानकारी की प्रोसेसिंग के लिए पृष्ठभूमि संबंधी आंकड़े का इस्तेमाल करते हैं। प्रशासन के घटकों जैसे कि बुद्धिशीलता के लिए वर्चुअल व्हाईटबोर्ड, अपॉइंटमेंट शेड्यूलिंग और प्रोजेक्ट प्रबंधन प्रणालियों, संचार संबंधी एप्लीकेशन जैसे कि वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आदि को इसमें शामिल किया जा सकता है।

सहयोगात्मक ईसीएम अन्य एप्लिकेशनों से भी जानकारी को एकीकृत कर सकता है जिससे संयुक्त सूचना प्रोसेसिंग में मदद मिलती है।

वेब सामग्री प्रबंधन

उद्यम सामग्री प्रबंधन वेब सामग्री प्रबंधन प्रणालियों को एकीकृत कर सकता है। हालांकि, वेब के माध्यम से प्रस्तुत ईसीएम जानकारी - इंटरनेट, एक्स्ट्रानेट या एक पोर्टल पर - केवल वही डेटा होना चाहिए जो पहले से कंपनी में मौजूद है, जिसकी डिलीवरी पहुँच प्रमाणन और भंडारण द्वारा नियंत्रित होती है।

इस उद्योग में कई लोग वेब सामग्री प्रबंधन को ईसीएम के एक अभिन्न अंग के रूप में नहीं मानते हैं। सफल कार्यान्वयन के कुछ ही उदाहरण मौजूद हैं जिनसे दस्तावेजों के लिए एक साझा रिपोजिटरी (ईसीएम का मुख्य उद्देश्य) और वेब सामग्री का एक साथ प्रबंधन किया जाता है।^{[उद्धरण चाहिए]} सामग्री की संरचना तैयार करने और इसे व्यवस्थित करने के लिए बहुत अलग तरह की तकनीकों और सिद्धांतों का उपयोग आंतरिक उन्मुख दस्तावेज़ सामग्री की तुलना में बाहरी उन्मुख दस्तावेज़ सामग्री के लिए किया जाता है।

रिकॉर्ड्स प्रबंधन (फ़ाइल और संग्रह प्रबंधन)

पारंपरिक इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण प्रणालियों के विपरीत रिकॉर्ड्स प्रबंधन का मतलब रिकॉर्डों, महत्वपूर्ण जानकारी और कंपनी के संग्रह के लिए आवश्यक डेटा का विशुद्ध नियंत्रण है। रिकॉर्ड्स प्रबंधन भंडारण मीडिया से स्वतंत्र है; प्रबंधित जानकारी को आवश्यक रूप से इलेक्ट्रॉनिक तरीके से संग्रहण की जरूरत नहीं होती है, लेकिन यह एक पारंपरिक फिजिकल मीडिया पर भी हो सकता है। रिकॉर्ड्स प्रबंधन के कार्यों में से कुछ हैं:

• जानकारी के सुव्यवस्थित भंडारण के लिए फाइल संबंधी योजनाओं और अन्य संरचनात्मक इंडेक्सों का विजुअलाइजेशन
• शब्दसंग्रह या नियंत्रित शब्द सूचियों द्वारा समर्थित जानकारी की सुस्पष्ट इंडेक्सिंग
• रिकार्ड प्रतिधारण कार्यक्रमों और विलोपन कार्यक्रमों का प्रबंधन
• अपनी विशेषताओं के अनुसार जानकारियों का संरक्षण, कभी-कभी निचले स्तर में दस्तावेज़ों में व्यक्तिगत सामग्री के घटकों तक.
• सुस्पष्ट पहचान और संचित जानकारियों के विवरण के लिए अंतरराष्ट्रीय, उद्योग विशेष या कंपनी के आधार पर मानकीकृत मेटाडाटा का इस्तेमाल.

कार्य प्रगति/व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

कार्य प्रगति (वर्कफ्लो) और व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन काफी हद तक भिन्न होते हैं।

कार्यप्रवाह

विभिन्न प्रकार के वर्कफ़्लो हैं: प्रोडक्शन वर्कफ़्लो जो मार्गदर्शन और नियंत्रण प्रक्रियाओं के लिए पूर्वनिर्धारित अनुक्रमों का उपयोग करता है जबकि एक एड-हॉक वर्कफ्लो में उपयोगकर्ता स्वतंत्र रूप से प्रक्रिया के अनुक्रम को निर्धारित करता है।

वर्कफ्लो को वर्कफ्लो समाधानों या वर्कफ्लो इंजिनों के रूप में कार्यान्वित किया जा सकता है जो सूचना और डेटा के प्रवाह को नियंत्रित करने के लिए एक पृष्ठभूमि सेवा के रूप में कार्य करता है।

वर्कफ्लो प्रबंधन में निम्नलिखित कार्य शामिल हैं:

• प्रक्रिया और संगठन की संरचनाओं का विजुअलाइजेशन
• कैप्चर, नियंत्रण, विजुअलाइजेशन और इससे संबंधित दस्तावेजों या डेटा के साथ समूहीकृत जानकारी की डिलीवरी
• डेटा प्रोसेसिंग टूल्स (जैसे कि विशिष्ट प्रकार के एप्लीकेशंस) और दस्तावेजों (जैसे कि ऑफिस प्रोडक्ट्स) को शामिल करना।
• एक साथ सेविंग सहित प्रक्रियाओं की समानांतर और अनुक्रमिक प्रोसेसिंग
• रिमाइंडर, डेडलाइन, प्रतिनिधित्व और अन्य प्रशासनिक कार्य
• प्रक्रिया की स्थिति, मार्ग और परिणामों की निगरानी एवं प्रलेखन
• प्रक्रिया की डिजाइनिंग और प्रदर्शनी के लिए टूल्स

इसका उद्देश्य है सभी आवश्यक संसाधनों को शामिल करके जितना अधिक संभव हो प्रक्रियाओं को स्वचालित बनाना.

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन

व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन (बीपीएम) वर्कफ़्लो की तुलना में एक कदम आगे बढ़ जाता है। हालांकि शब्दों को अक्सर आपस में अदल-बदल कर इस्तेमाल किया जाता है, बीपीएम का लक्ष्य एक उद्यम के अंदर सभी प्रभावित एप्लीकेशनों को पूरी तरह से एकीकृत करना, प्रक्रियाओं की निगरानी और सभी आवश्यक जानकारियों की एसेम्बलिंग करना है। बीपीएम के कार्यों में शामिल हैं:

बीपीएम सर्वर के स्तर पर प्रक्रिया और डेटा की निगरानी की सुविधा देते हुए, वर्कफ़्लो की पूर्ण कार्यक्षमता प्रदान करता है। उद्यम अनुप्रयोग एकीकरण का उपयोग विभिन्न एप्लीकेशनों के साथ संबंध जोड़ने के लिए किया जाता है। नियम संरचनाओं के साथ व्यापार संबंधी कुशाग्रता, सूचना के गोदामों को एकीकृत करती है और उपयोगकर्ताओं को इनके कार्य में मदद करने वाली उपयोगिताएं प्रदान करती हैं।

स्टोर

संग्रह के घटक उन जानकारियों को अस्थायी रूप से संचित करते हैं जो आवश्यक नहीं है या जिन्हें संचित करना वांछित है। यहाँ तक कि अगर संग्रह के घटक उन साधनों का उपयोग करते हैं जो दीर्घकालिक संग्रह के लिए उपयुक्त हैं, "संग्रह" अब भी "सुरक्षा" से अलग है।

संग्रह के घटकों को तीन श्रेणियों में बाँटा जा सकता है: रिपॉजिटरीज, संग्रह के स्थानों के रूप में, लाइब्रेरी सेवाएं, रिपॉजिटरीज के लिए प्रशासनिक घटकों के रूप में और संग्रह की तकनीकें . इन बुनियादी घटकों को कभी-कभी ऑपरेटिंग सिस्टम स्तर (फ़ाइल सिस्टम की तरह) पर रखा जाता है और इसमें उन सुरक्षा तकनीकों को शामिल किया जाता है जो "डिलीवर" घटकों के साथ मिलकर काम करते हैं। हालांकि पहुँच नियंत्रण सहित सुरक्षा तकनीकें एक ईसीएम समाधान के वरीयता प्राप्त घटक हैं।

रिपोजिटरीज

विभिन्न प्रकार की ईसीएम रिपोजिटरीज को संयुक्त रूप से उपयोग किया जा सकता है। संभावित प्रकारों में शामिल हैं:

फ़ाइल प्रणाली (लियाँ)

फाइल सिस्टम का इस्तेमाल मुख्य रूप से इनपुट और आउटपुट कैशों के रूप में अस्थायी भंडारण के लिए किया जाता है। ईसीएम का लक्ष्य फाइल सिस्टम पर डेटा के बोझ को कम करना और आम तौर पर प्रबंधन, संग्रह और सुरक्षा तकनीकों के जरिये जानकारियों को उपलब्ध कराना है।

सामग्री प्रबंधन प्रणाली (लियाँ)

यह सामग्री के लिए वास्तविक भंडारण और रिपोजिटरी प्रणाली है जो एक डेटाबेस या एक विशेष भंडारण प्रणाली हो सकती है।

डेटाबेस

डेटाबेस पहुँच संबंधी जानकारी को नियंत्रित करती है लेकिन इसे दस्तावेजों, सामग्री, या मीडिया परिसंपत्तियों के प्रत्यक्ष भंडारण के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है।

डेटा वेयरहाउस

ये डेटाबेस पर आधारित जटिल भंडारण प्रणालियाँ हैं जो सभी तरह के स्रोतों से जानकारी प्रदान करती है या संदर्भित करती हैं। इन्हें ग्लोबल कार्यों जैसे कि दस्तावेज या सूचना के भंडारगृहों के रूप में भी डिजाइन किया जा सकता है।

लाइब्रेरी सेवाएं

लाइब्रेरी सेवाएं ईसीएम प्रणाली के प्रशासनिक घटक हैं जो जानकारी तक पहुँच का संचालन करते हैं। लाइब्रेरी सेवा प्राप्ति (कैप्चर) और प्रबंधन के घटकों से सूचनाओं को प्राप्त करने और संचय के लिए जिम्मेदार हैं। यह गतिशील भंडारण में भंडारण के स्थानों का प्रबंधन करता है, वास्तविक "संग्रह" और लंबे समय के संरक्षित संग्रह में. भंडारण का स्थान केवल सूचना की विशेषताओं और वर्गीकरणों द्वारा ही निर्धारित होता है। लाइब्रेरी सेवा खोज और पुनर्प्राप्ति के लिए आवश्यक कार्यों की सुविधा प्रदान करने के लिए प्रबंधन डेटाबेस के घटकों के साथ मिलकर काम करती है।

जबकि डेटाबेस को किसी संचित वस्तु के वास्तविक स्थान का पता "ज्ञात" नहीं होता है, लाइब्रेरी सेवा ऑनलाइन भंडारण (डेटा और दस्तावेजों तक प्रत्यक्ष पहुँच), नजदीकी भंडारण (डेटा और दस्तावेजों को एक ऐसे माध्यम पर, जहाँ तेजी से पहुँचा जा सकता है लेकिन तुरंत नहीं, जैसे कि एक ऑप्टिकल डिस्क पर मौजूद डेटा जो एक भंडारण प्रणाली के रैक में मौजूद होता है लेकिन इसे वर्त्तमान में एक ऐसे ड्राइव में नहीं डाला जाता है जो इसे पढ़ सके) और ऑफलाइन भंडारण (एक ऐसे माध्यम पर मौजूद डेटा और दस्तावेज जो तुरंत उपलब्ध नहीं है, जैसे कि ऑफसाइट संचित डेटा) का प्रबंधन करती है।

अगर दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली अपनी कार्यक्षमता प्रदान नहीं करती है तो नियंत्रित सूचना व्यवस्था के लिए सूचना स्थिति को नियंत्रित करने और आगमन/निर्गमन के क्रम में लाइब्रेरी सेवा के पास आवश्यक रूप से संस्करण प्रबंधन की सुविधा मौजूद होनी चाहिए।

लाइब्रेरी सेवा सूचना के उपयोग और संपादन के लॉग तैयार करती है जिसे एक "ऑडिट ट्रेल" कहा जाता है।

भंडारण की तकनीकें

एक व्यापक विविधता की तकनीकों को सूचना के संग्रह के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है जो एप्लीकेशन और प्रणाली के परिवेश पर निर्भर करता है:

मैग्नेटिक ऑनलाइन मीडिया

विशेषकर आरएआईडी प्रणालियों के रूप में निर्मित हार्ड ड्राइव स्थानीय रूप से जुड़े हो सकते हैं, स्टोरेज एरिया नेटवर्क (एसएएन) के एक हिस्से के रूप में या दूसरे सर्वर से जुड़े हुए (नेटवर्क-संलग्न भंडारण).

मैग्नेटिक टेप

मैग्नेटिक टेप डेटा भंडारण को स्वचालित भंडारण इकाइयों के रूप में टेप लाइब्रेरी कहा जाता है जो नजदीकी भंडारण की सुविधा प्रदान करने के लिए उपयोग रोबोटिक्स का इस्तेमाल करता है। स्टैंडअलोन टेप ड्राइव को बैकअप के लिए इस्तेमाल किया जा सकता है लेकिन ऑनलाइन पहुँच के लिए नहीं.

डिजिटल ऑप्टिकल मीडिया

एक-बार लिखने या दुबारा लिखे जाने के स्वरूपों में आम कॉम्पैक्ट डिस्क और डीवीडी के अलावा ऑप्टिकल मीडिया, संग्रहण प्रणालियाँ डेटा के भंडारण और वितरण के लिए मैग्नेटो-ऑप्टिकल ड्राइव की तरह अन्य विशिष्ट ऑप्टिकल स्वरूपों का उपयोग कर सकती हैं। ऑप्टिकल जूकबॉक्स का इस्तेमाल नीयरलाइन स्टोरेज के लिए किया जा सकता है। जूकबॉक्सों में ऑप्टिकल मीडिया को नीयरलाइन से ऑफलाइन स्टोरेज में बदल कर हटाया जा सकता है।

क्लाउड कंप्यूटिंग

डेटा को ऑफसाइट क्लाउड कंप्यूटिंग सर्वरों पर इंटरनेट के माध्यम से पहुँचकर संचित किया जा सकता है।

संरक्षण

अंततः सामग्री को बदलने से रोक दिया जाता है और यह स्थिर हो जाता है। ईसीएम के संरक्षण घटक दीर्घकालिक, सुरक्षित भंडारण और स्थिर सूचनाओं के बैकअप के साथ-साथ उन जानकारियों के अस्थायी भंडारण को संचालित करते हैं, जिन्हें संचित करने की जरूरत नहीं है। इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण एक संबंधित अवधारणा है जो ईसीएम संरक्षण घटकों की तुलना में व्यापक कार्यक्षमता रखती है। इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण प्रणालियों में आम तौर पर प्रशासनिक सॉफ्टवेयरों का एक संयुक्त रूप शामिल होता है जैसे कि रिकॉर्ड्स प्रबंधन, इमेजिंग या दस्तावेज़ प्रबंधन, लाइब्रेरी सेवाएं या सूचना पुनर्प्राप्ति प्रणालियाँ और भंडारण संबंधी उप-प्रणालियाँ.

मीडिया के अन्य स्वरुप भी दीर्घकालिक संग्रहण के लिए उपयुक्त हैं। अगर इच्छा केवल जानकारी की भविष्य में उपलब्धता सुनिश्चित करने की है तो माइक्रोफिल्म अब भी व्यावहारिक है; कई डिजिटल रिकॉर्डों के विपरीत माइक्रोफिल्म किसी ऐसे विशेष सॉफ्टवेयर की पहुँच के बगैर पढ़ने योग्य है जिससे यह बना है। हाइब्रिड प्रणालियाँ माइक्रोफिल्म को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया और डेटाबेस-समर्थित पहुँच से जोड़ती हैं।

लंबी अवधि की भंडारण प्रणालियों को निरंतर बदलते तकनीकी परिदृश्य में जानकारियों को उपलब्ध रखने के क्रम में डेटा माइग्रेशन के समयानुसार योजना निर्माण और नियमित कार्य प्रदर्शन की आवश्यकता होती है। जैसे-जैसे भंडारण तकनीकें इस्तेमाल से बाहर हो जाती हैं, जानकारियों को भंडारण के नए स्वरूपों में स्थानांतरित करना आवश्यक हो जाता है, जिससे कि समकालीन प्रणालियों का इस्तेमाल करते हुए संचित जानकारी तक पहुँच बनी रहे। उदाहरण के लिए, अगर फ्लॉपी डिस्क ड्राइव अब आसानी से उपलब्ध नहीं हैं तो फ्लॉपी डिस्क पर संचित डेटा अनिवार्य रूप से बेकार हो जाता है; फ्लॉपी डिस्क पर संचित डेटा को कम्पैक्ट डिस्क में स्थानांतरित करने से ना केवल डेटा का संरक्षण होता है बल्कि इसे प्राप्त करना भी संभव हो जाता है। इस सतत प्रक्रिया को कंटिन्युअस माइग्रेशन कहते हैं।

संरक्षण के घटकों में स्पेशल व्यूअर, रूपांतरण और माइग्रेशन टूल्स एवं दीर्घकालिक भंडारण मीडिया शामिल हैं।

दीर्घकालिक भंडारण मीडिया

वॉर्म (डब्ल्यूओआरएम) ऑप्टिकल डिस्क

राईट वन्स रीड मैनी (डब्ल्यूओआरएम) डिजिटल ऑप्टिकल भंडारण मीडिया को अनुक्रमित करती है, जिसमें एक सुरक्षात्मक स्लीव में 5.25 इंच या 3.5 इंच डब्ल्यूओआरएम डिस्क के साथ-साथ सीडी-आर और डीवीडी-आर शामिल है। इस तरह की मीडिया के लिए रिकॉर्डिंग के तरीके अलग-अलग होते हैं जो ऑनलाइन और ऑटोमेटेड नीयरलाइन एक्सेस के लिए जूकबॉक्सों में मौजूद रहते हैं।

वॉर्म (डब्ल्यूओआरएम) टेप

विशेष ड्राइवों में इस्तेमाल किये गए मैग्नेटिक टेप, जो उतनी ही सुरक्षित हो सकते हैं जितने कि ऑप्टिकल राईट वन्स, रीड मैनी मीडिया, अगर इनका इस्तेमाल विशेष रूप से सुरक्षित टेपों के साथ समुचित तरीके से किया जाए.

वॉर्म (डब्ल्यूओआरएम) हार्ड डिस्क ड्राइव

ओवरराइटिंग, विलोपन और संपादन के विरुद्ध विशेष सॉफ्टवेयर संरक्षण के साथ मैग्नेटिक डिस्क भंडारण; ऑप्टिकल राईट-वन्स, रीड-मैनी मीडिया की तरह सुरक्षा प्रदान करते हैं। इस श्रेणी में सामग्री तक पहुँच योग्य भंडारण शामिल है।

भंडारण नेटवर्क

भंडारण नेटवर्क जैसे कि नेटवर्क-संलग्न भंडारण और भंडारण क्षेत्र नेटवर्क का इस्तेमाल किया जा सकता है अगर ये अपरिवर्तनीय भंडारण और बदलाव एवं विलोपन के विरुद्ध सुरक्षा के साथ एडिट-प्रूफ ऑडिटिंग की आवश्यकताओं को पूरा करते हैं।

माइक्रोफॉर्म

माइक्रोफॉर्म्स जैसे कि माइक्रोफिल्म माइक्रोफीचे और एपरचर कार्ड का इस्तेमाल उन सूचनाओं के बैक-अप के लिए किया जाता है जो अब उपयोग में नहीं हैं और जिनके लिए मशीन प्रोसेसिंग की आवश्यकता नहीं है। इसका इस्तेमाल विशेषकर केवल मूल रूप से मौजूद इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की दोहरी-सुरक्षा के लिए किया जाता है।

कागज़

कागज़ को एक दीर्घ कालिक भंडारण माध्यम के रूप में अब भी इस्तेमाल किया जाता है, क्योंकि इसके लिए स्थानांतरण की आवश्यकता नहीं है और इसे किसी तकनीकी सहायता के बगैर पढ़ा जा सकता है। हालांकि ईसीएम प्रणालियों में इसे केवल मूल रूप से मौजूद इलेक्ट्रॉनिक जानकारी की दोहरी-सुरक्षा के लिए इस्तेमाल किया जाता है।

दीर्घकालिक संरक्षण संबंधी नीतियाँ

सूचना की दीर्घकालिक उपलब्धता सुरक्षित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक संग्रहण में विभिन्न रणनीतियों का इस्तेमाल किया जाता है।

एप्लीकेशन, इंडेक्स डेटा, मेटाडेटा और पुरानी प्रणालियों से वस्तुओं को नयी प्रणालियों में निरंतर स्थानांतरण बहुत से कार्य उत्पन्न करता है लेकिन सूचना की पहुँच और उपयोगिता सुरक्षित करता है। इस प्रक्रिया के दौरान वैसी सूचनाओं को जो अब प्रासंगिक नहीं है मिटा दिया जा सकता है। संचित जानकारियों के स्वरुप के अपडेट करने के लिए जहाँ आवश्यक हो, रूपांतरण तकनीकों का इस्तेमाल किया जाता है।

पुराने सॉफ्टवेयर का अनुकरण उपयोगकर्ताओं को मूल डेटा और वस्तुओं को संचालित करने और इन तक पहुँचाने की अनुमति देता है। स्पेशल व्यूअर सॉफ्टवेयर संरक्षित वस्तुओं के स्वरूप की पहचान कर सकता है और वस्तुओं को नए सॉफ्टवेयर परिवेश में प्रदर्शित कर सकता है।

जानकारी की उपलब्धता सुरक्षित करने के लिए इंटरफेस, मेटाडेटा, डेटा संरचनाओं और उद्देश्य प्रारूपों के मानक महत्वपूर्ण हैं।

डिलीवर (सौंपना)

ईसीएम के डिलीवर घटक प्रबंधन, संग्रहण, भंडारण और संरक्षण घटकों से जानकारी प्रस्तुत करते हैं। ईसीएम के लिए एआईआईएम घटक मॉडल कार्य-आधारित हैं और ये एक सख्त पदानुक्रम को लागू नहीं करते हैं; डिलीवर घटक में अन्य प्रणालियों में जानकारियों को डालने के लिए इस्तेमाल करने वाले कार्य शामिल हो सकते हैं (जैसे कि पोर्टेबल मीडिया में सूचना का स्थानांतरण या फॉरमेट की गयी आउटपुट फाइलों को तैयार करना) डिलीवर श्रेणी की कार्यक्षमता को "आउटपुट" के रूप में भी जाना जाता है; इस श्रेणी में तकनीकों को अक्सर आउटपुट प्रबंधन कहा जाता है।

डिलीवर घटक तीन समूहों में विभक्त होते हैं: रूपांतरण तकनीक, सुरक्षा तकनीक और वितरण . सेवाओं के रूप में रूपांतरण और सुरक्षा मध्यस्थ का काम करते हैं और इन्हें सभी ईसीएम घटकों में सामान रूप से उपलब्ध होना चाहिए। आउटपुट के लिए दो कार्य मुख्य रूप से महत्वपूर्ण हैं: लेआउट और डिजाइन, रूपरेखा तैयार करने और फॉरमेटिंग आउटपुट के लिए टूल्स के साथ, वितरण और प्रकाशन के लिए सूचना प्रस्तुत करने वाले एप्लीकेशनों सहित.

रूपांतरण तकनीकें

रूपांतरण हमेशा नियंत्रित और पता लगाने योग्य होना चाहिए। यह कार्य पृष्ठभूमि सेवाओं के जरिये किया जाता है जिसे अंतिम उपयोगकर्ता आम तौर पर नहीं देख पाता है। रूपांतरण तकनीकों में शामिल हैं:

[[कम्प्यूटर आउटपुट से लेजर डिस्क (सीओएलडी)

कैप्चर (प्राप्ति) के चरण में इसके उपयोग के विपरीत जब डिलीवरी के लिए इसका उपयोग किया जाता है तो सीओएलडी वितरण और संग्रह में स्थानांतरण के लिए आउटपुट डेटा तैयार करता है। विशिष्ट एप्लीकेशन सूचियाँ और फॉरमेट किये गए आउटपुट हैं (उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत ग्राहक पत्र). इन तकनीकों में ईसीएम के घटकों द्वारा तैयार जर्नल और लॉग भी शामिल होते हैं। ज्यादातर इमेजिंग मीडिया के विपरीत सीओएलडी रिकॉर्डों को एक डेटाबेस तालिका में नहीं बल्कि स्वयं दस्तावेज के अंदर विशुद्ध स्थितियों द्वारा सूचीबद्ध किया जाता है (यानी पृष्ठ 1, लाइन 82, स्थिति 12). नतीजतन सीओएलडी इंडेक्स फील्ड जमा करने के बाद संपादन के लिए उपलब्ध नहीं होते हैं जब तक कि इन्हें एक मानक डेटाबेस में परिवर्तित नहीं किया जाता है।

निजीकरण

कार्यों और उत्पादन को एक विशेष उपयोगकर्ता की जरूरतों के लिए अनुकूलित किया जा सकता है।

एक्सएमएल (एक्स्टेंसिबल मार्कअप लैंग्वेज)

कंप्यूटर की एक भाषा जो एक मानकीकृत, क्रॉस-प्लेटफॉर्म के रूप में इंटरफेस, संरचना, मेटाडेटा और दस्तावेजों के विवरण की अनुमति देता है।

पीडीएफ (पोर्टेबल दस्तावेज़ स्वरूप)

एक क्रॉस-प्लेटफॉर्म प्रिंट और वितरण का फॉरमेट इमेज फॉरमेट जैसे कि टिफ (टीआईएफएफ) के विपरीत पीडीएफ कंटेंट सर्च, मेटाडेटा के संयोजन और इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की एम्बेडिंग की अनुमति देते हैं। इलेक्ट्रॉनिक डेटा से तैयार किये जाने पर पीडीएफ रिजॉल्यूशन के प्रति स्वतंत्र होते हैं जिसे किसी भी स्तर पर बेहतर तरीके से दुबारा तैयार किया जा सकता है।

एक्सपीएस (एक्सएमएल पेपर स्पेसिफ़िकेशन)

एक्सपीएस दस्तावेजों के वितरण, संग्रहण, रेंडरिंग और प्रोसेसिंग के लिए फौर्मेतों और नियमों की व्याख्या करने वाला, माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित एक एक्सएमएल स्पेसिफ़िकेशन.

कन्वर्टर और व्यूअर

एक सामान फॉर्मेट तैयार करने के लिए जानकारियों को पुनः फॉर्मेट करने और विभिन्न फॉर्मेटों से जानकारियों के प्रदर्शन एवं आउटपुट में मदद करता है।

संपीड़न

सचित्र जानकारी के लिए आवश्यक भंडारण स्थान को कम करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है।

सिंडिकेशन

सामग्री प्रबंधन के सन्दर्भ में विभिन्न प्रारूपों, चयनों और स्वरूपों में सामग्री को पेश करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है। सिंडिकेशन एक ही सामग्री को विभिन्न प्रयोजनों के लिए अलग-अलग स्वरूपों में कई बार इस्तेमाल किये जाने की अनुमति देता है।

सुरक्षा तकनीकें

सुरक्षा तकनीकें सभी ईसीएम घटकों के लिए उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का इस्तेमाल न केवल दस्तावेजों को भेजे जाते समय किया जाता है बल्कि कैप्चर की पूर्णता को दर्ज करने के क्रम में स्कैनिंग के माध्यम से डेटा कैप्चर करने में भी होता है। पब्लिक की इन्फ्रास्ट्रक्चर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए एक बुनियादी तकनीक है। यह कुंजियों और प्रमाणपत्रों का प्रबंधन करता है और हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की जाँच करता है। अन्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर प्रेषक की पहचान और भेजे गए डेटा की शुद्धता की पुष्टि करते हैं यानी कि यह पूर्ण और अपरिवर्तित है।

यूरोप में अलग-अलग गुणवत्ता और सुरक्षा वाले इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के तीन स्वरुप होते हैं: सिंपल, एडवांस्ड और क्वालिफाइड. अधिकांश यूरोपीय राज्यों में क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी दस्तावेजों और अनुबंधों में कानूनी तौर पर मान्य हैं।^{[उद्धरण चाहिए]}

डिजिटल अधिकार प्रबंधन और वाटरमार्किंग का इस्तेमाल बौद्धिक संपदा अधिकारों और कॉपीराइट के प्रबंधन और सुरक्षा के लिए सामग्री सिंडिकेशन और मीडिया संपत्ति प्रबंधन में किया जाता है। डिजिटल अधिकार प्रबंधन इलेक्ट्रॉनिक वाटरमार्क्स जैसी तकनीकों के साथ काम करता है जिन्हें सीधे तौर पर फ़ाइल में एकीकृत किया गया होता है और जिनके लिए उपयोग के अधिकार की सुरक्षा और इंटरनेट पर प्रकाशित सामग्री की सुरक्षा की जरूरत होती है।

वितरण

उपर्युक्त सभी तकनीकें उपयोगकर्ताओं को एक ईसीएम की सामग्रियाँ विभिन्न मार्गों से एक नियंत्रित और उपयोगकर्ता-उन्मुख तरीके से प्रदान करने में मदद करती हैं। ये सक्रिय घटक हो सकते हैं जैसे कि ई-मेल, डेटा मीडिया, मेमो और वेबसाइटों एवं पोर्टल्स पर निष्क्रिय प्रकाशन, जहाँ उपयोगकर्ता जानकारियों को स्वयं प्राप्त कर सकते हैं। संभावित आउटपुट और वितरण मीडिया में शामिल हैं:

• इंटरनेट
  • एक्स्ट्रानेट
  • इंट्रानेट
  • ई-बिजनेस पोर्टल्स
  • कर्मचारी के पोर्टल्स
• ई-मेल
• फैक्स
• ईडीआई एक्सएमएल या अन्य प्रारूपों द्वारा डेटा स्थानांतरण
• मोबाइल उपकरण जैसे कि मोबाइल फोन, पीडीए और अन्य
• डेटा मीडिया जैसे कि सीडी और डीवीडी
• डिजिटल टीवी और अन्य मल्टीमीडिया सेवाएं
• कागज़

डिलीवर के विभिन्न घटक दिए गए एप्लीकेशन के लिए उपयोगकर्ताओं को जितना अधिक संभव हो इसके उपयोग को नियंत्रित करते हुए बेहतर तरीके से जानकारी प्रदान करते हैं।

ईसीएम मार्केट डेवलपमेंट

गार्टनर के अनुसार, 2009 के अनुसार ^[update], ईसीएम मार्केट में मुख्य प्रवृत्तियाँ जिन्हें आईटी आर्किटेक्टों, प्लानरों और बिजनेस लीडरों ध्यान में रखना चाहिए, निम्नलिखित हैं: साँचा:Close paraphrasing

• ईसीएम अब आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर का हिस्सा है
• सामग्री रिपोजिटरी का एकीकरण और फेडरेशन अब महत्वपूर्ण है।
• वेब चैनल तकनीकें जो बेहतर अनुभव, ग्राहक रूपांतरण और विश्वसनीयता प्रदान करते हैं, जिनपर अब कई उद्यमों द्वारा मुख्य रूप से ध्यान केंद्रित किया जाता है।
• एप्लीकेशन की विशिष्टता, विकसित खरीद केन्द्रों पर आधारित
• वैकल्पिक डिलीवरी मॉडल, सास (SaaS) और ओपन सोर्स सॉफ्टवेयर सहित.
• मेटाडेटा का प्रभाव स्पष्ट होता जा रहा है, चाहे इसे मौजूदा पेपर और डिजिटल दस्तावेज़ों से निकाला गया हो या लिखे जाते समय जोड़ा गया हो और चाहे इसे एक फॉर्मेट टेक्सोनोमी से जोड़ा गया हो या उपयोगकर्ताओं द्वारा अनौपचारिक रूप से संलग्न किया गया हो।
• गैर-तकनीकी लक्ष्य के उपयोगकर्ताओं के लिए बेहतर उपयोगिता
• एक खरीद केंद्र के रूप में मध्य-बाज़ार का निरंतर प्रभाव
• हाइब्रिड कंटेंट आर्किटेक्चर शेयरप्वाइंट के साथ उभरकर सामने आये हैं।

2009 गार्टनर ईसीएम मैजिक क्वाड्रेंट द्वारा मान्यता प्राप्त विक्रेताओं में शामिल हैं अल्फ्रेस्को, ऑटोनोमी, डे सॉफ्टवेयर, ईएमसी, एवर टीम, फैबासोफ्ट, एचपी, हाइलैंड सॉफ्टवेयर, आईबीएम, लेजरफीचे, माइक्रोसॉफ्ट, न्यूजेन सॉफ्टवेयर टेक्नोलॉजीज, ऑब्जेक्टिव कॉरपोरेशन, ओपन टेक्स्ट, ओरेकल, परसेप्टिव सॉफ्टवेयर, एसएपी, सैपेरियोन, सियाव, स्प्रिंगसीएम, सनगार्ड, सिस्टमवेयर, जेरॉक्स और जायथॉस सॉफ्टवेयर.

2003 से पहले ईसीएम बाजार पर मध्यम आकार के कई स्वतंत्र विक्रेताओं का प्रभुत्व था जो दो श्रेणियों में आते थे: वैसे विक्रेता जो मूलतः दस्तावेज़ प्रबंधन कंपनियों के रूप में सामने आये थे (एडवांस्ड प्रोसेसिंग और इमेजिंग, डॉक्युमेंटम, लेजरफीचे, फ़ाइलनेट, ओपनटेक्स्ट, डीबी टेक्नोलॉजी) और अन्य एंटरप्राइज़ सामग्री के प्रबंधन को जोड़ना शुरू कर दिया था और वैसे विक्रेता जिन्होंने वेब सामग्री प्रबंधन प्रदाताओं के रूप में शुरुआत की थी (इंटरवुवन, विग्नेट, स्टेलेंट) और अन्य प्रकार की सामग्री जैसे कि व्यावसायिक दस्तावेज़ों और रिच मीडिया के प्रबंधन में अपनी शाखाएं फैलाने की कोशिशें शुरू कर दी थीं। आईबीएम और ओरेकल जैसे बड़े विक्रेताओं ने भी इस क्षेत्र में पेशकश की थी और मार्केट शेयर काफी हद तक बँटा हुआ रहा था।

2002 में डॉक्युमेंटम ने ई-रूम के अधिग्रहण के साथ सहयोग क्षमताएं जोड़ी थी जबकि इंटरवुवन और विग्नेट ने आईमैनेज और इंट्रास्पेक्ट के अपने-अपने अधिग्रहण के साथ उनका सामना किया था। इसी तरह डॉक्युमेंटम ने अपनी डिजिटल संपत्ति प्रबंधन (डीएएम) क्षमताओं के लिए बुलडॉग को खरीदा था जबकि क्षमताओं जबकि इंटरवुवन और ओपनटेक्स्ट ने मीडियाबिन और आर्टेसिया के अधिग्रहण के साथ उनका मुकाबला किया था। ओपनटेक्स्ट ने भी अपने सॉफ्टवेयर पोर्टफोलियो को किनारे करने के लिए यूरोपीय कंपनियों आईएक्सओएस और रेड डॉट का अधिग्रहण किया था। अक्टूबर 2003 में ईएमसी कॉरपोरेशन ने डॉक्युमेंटम का अधिग्रहण किया था। जल्दी ही डेटाबेस क्षेत्र में ईएमसी के प्रमुख प्रतियोगियों ने जवाब दिया जब 2006 में आईबीएम ने फ़ाइलनेट को और ओरेकल ने स्टेलेंट को खरीदा. ओपनटेक्स्ट ने भी 2006 में हमिंगबर्ड को खरीदा. ह्यूलेट-पैकर्ड (एचपी) ने 2008 में ऑस्ट्रेलियाई कंपनी टॉवर सॉफ्टवेयर के अपने अधिग्रहण के साथ ईसीएम के क्षेत्र में प्रवेश किया। मार्च 2009 में ऑटोनोमी ने इंटरवुवन को खरीदा और जुलाई 2009 में ओपन टेक्स्ट ने विग्नेट का अधिग्रहण किया।

अप्रैल 2007 में स्वतंत्र एनालिस्ट फर्म सीएमएस वॉच ने यह उल्लेख किया कि "इस बिजनेस में कुछ बड़े नाम आवश्यक रूपांतरण को अपना रहे हैं जो अगले कुछ वर्षों में रोड मैप और प्रोडक्ट सेट के हस्तांतरण का कारण बनेगा". इसके अलावा 2007 में नुक्सियो और अल्फ्रेस्को द्वारा सप्लाई किये गए ईसीएम के लिए ओपन-सोर्स विकल्पों के उभरने का क्रम देखा गया, जिसके साथ स्प्रिंग सीएम की ओर से सॉफ्टवेयर-एज-ए-सर्विस की पेशकश की गयी। 2008 में सेन्स/नेट ने एकीकृत उद्यम सामग्री प्रबंधन (ईसीएम, ईसीएमएस) और इंटरप्राइज पोर्टल (ईपीएस) समाधान के लिए डॉट नेट (.NET) प्लेटफॉर्म पर चलने वाले दुनिया के पहले उद्यम ग्रेड, ओपन सोर्स एप्लीकेशन सूट सेन्स/नेट 6.0 को रिलीज़ किया।

कई सॉफ्टवेयर कंपनियाँ हैं जिन्होंने विशिष्ट उपयोगिताओं और सुविधाओं के साथ ईसीएम की मदद के लिए एप्लीकेशन विकसित करने की दिशा में तेजी से कदम बढाया है। कई ऐसी कंपनियां हैं जो थर्ड पार्टी डॉक्युमेंट और इमेज व्यूअर्स की सेवा प्रदान करती हैं जैसे कि लीड टेक्नोलॉजीज, एमएस टेक्नोलॉजी और एक्युसॉफ्ट. ऐसी कंपनियां भी हैं जो वर्कफ्लोज की सेवा प्रदान करती हैं जैसे कि ऑफिस जेमिनी, स्प्रिंग सीएम और डॉक एसिस्ट. कई कंपनियां ईसीएम के लिए प्लगइन्स की सुविधा भी प्रदान करती हैं।

वेब 2.0 वेव, वेब-आधारित डिलीवरी में पारंगत नए खिलाड़ियों को बाज़ार में लेकर आयी है। कोरल बॉक्स.नेट और ईकोसाइन, ये सभी एपएक्सचेंज प्लेटफॉर्म Salesforce.com पर उपलब्ध हैं जो इस प्रवृत्ति के प्रतिनिधि हैं।

गार्टनर का अनुमान है कि 2008 में ईसीएम बाजार लगभग 3.3 अरब डॉलर मूल्य का था; 2013 तक इसके 9.5 प्रतिशत की एक यौगिक वार्षिक वृद्धि दर से बढ़ने की उम्मीद की गयी थी। उद्योग समेकन के एक बहुतायत के बाद, इस क्षेत्र में केवल तीन या चार प्रमुख कंपनियाँ शेष रह गयी थीं और यह उद्योग कुल मिलाकर एक सम्पूर्ण बदलाव के दौर से गुजर रही है जिस तरह माइक्रोसॉफ्ट ने सामग्री प्रबंधन के घटकों को उपभोक्ता वस्तुओं का रूप दे दिया है।

गार्टनर की 2009 की रिपोर्ट के अनुसार, ग्लोबल 2000 कंपनियों में से 75 प्रतिशत के पास 2008 तक एक डेस्कटॉप-केन्द्रित, प्रक्रिया-केन्द्रित सामग्री प्रबंधन के कार्यान्वयन की और ईसीएम द्वारा अन्य तकनीकों जैसे कि डिजिटल संपत्ति प्रबंधन और ई-मेल प्रबंधन को ग्रहण करना जारी रखने बहुत अधिक संभावना थी। गार्टनर ने यह भी भविष्यवाणी की है कि आगे भी विक्रेताओं का प्लेटफॉर्म और समाधान प्रदाताओं में बाजार समेकन, अधिग्रहण और पृथक्करण होगा।

वर्तमान में उद्यम सूचना प्रबंधन (ईआईएम) के प्रति संगठनों की रूचि बढ़ती जा रही है और ये एक उद्यम के परिप्रेक्ष्य में सूचना प्रबंधन (चाहे व्यवस्थित हो या अव्यवस्थित) को प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं। ईआईएम, ईसीएम और व्यावसायिक बौद्धिकता को जोड़ती है।

क्लाउड सामग्री प्रबंधन, सोशल बिजनेस सॉफ्टवेयर के सहयोगी तत्वों के साथ ईसीएम के कंटेंट फोकस को जोड़ते हुए एक वेब-आधारित विकल्प के रूप में उभर रहा है।^{[उद्धरण चाहिए]}

इन्हें भी देखें

• वाणिज्यिक संचालन प्रबंधन
• सामग्री प्रबंधन अंतर्संक्रियात्मक सेवायें
• सामग्री प्रबंधन प्रणाली
• डिजिटल संपत्ति प्रबंधन
• डिजिटल संरक्षण
• दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली
• उद्यम सामग्री एकीकरण
• सूचना विज्ञान
• रिपोजिटरी ओपन सेवा इंटरफ़ेस परिभाषा
• वेब सामग्री प्रबंधन प्रणाली
• सामग्री प्रबंधन प्रणालियों की सूची

संदर्भग्रंथ

• Kampffmeyer, Ulrich (2006). "ECM: Enterprise Content Management" (English, French, and German में). DMS EXPO 2006, Köln. Hamburg: PROJECT CONSULT. आई॰ऍस॰बी॰ऍन॰ 978-3-936534-09-8. Archived from the original on 13 जनवरी 2022. https://web.archive.org/web/20220113110043/http://www.project-consult.com/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf. अभिगमन तिथि: January 13, 2021.