Cobertura del campo de juego a los fans en menos pasos

Fox es la cuarta empresa de comunicación más grande de Estados Unidos, con más de 22 000 empleados. La división FOX Sports está a la cabeza en cuanto a consumo de deportes en directo, ya que da cobertura a casi una docena de deportes y a cientos de eventos deportivos en todo el mundo, incluida la joya de la corona: la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018™. La cobertura que dio la cadena al evento internacional alcanzó cifras récord; se retransmitieron 2600 millones de minutos en directo, lo que contribuyó a situar la aplicación móvil de FOX Sports en el primer puesto en los EE. UU. durante el mundial.

La cobertura en tiempo real del evento en vivo supone la colaboración de todos los miembros del equipo, ya sean productores, diseñadores o presentadores en directo dondequiera que estén. Además, al contar con millones de espectadores,todo tiene que salir a la perfección.

Hasta no hace mucho, cada productor y su equipo tenían sus propias maneras de trabajar y sus herramientas de comunicación preferidas. Sin embargo, la mayor parte del proceso de edición se hacía por correo electrónico y no era en tiempo real. Los equipos no podían recibir comentarios u opiniones sobre el material que tenían antes de emitirlo en directo o publicarlo en las redes sociales. En muchas ocasiones, los miembros del equipo que trabajaban para varios programas o divisiones tenían que estar pendientes de decenas de aplicaciones diferentes en el teléfono y en la computadora.

“Además de la pérdida de eficiencia y el aumento del costo de las licencias asociado a tener varias plataformas de comunicación, era muy fácil que se perdieran algunos mensajes”, explica Paul Cheesbrough, Director técnico de Fox. “No era el proceso ideal para poder distinguir los correos importantes que requerían atención inmediata de los cientos de correos que recibías, pero que ni siquiera estaban dirigidos a ti, sino que simplemente te llegaban porque te ponían en copia”.

Cheesbrough tenía en mente poder mejorar la colaboración en toda la organización y encontrar la manera de que los diferentes equipos se comunicasen y compartiesen información fácilmente. Al poner en marcha su iniciativa de transformación digital, la empresa quería sustituir el conjunto cada vez mayor de aplicaciones de productividad y comunicación por algo que fuese sencillo y se pudiese adoptar fácilmente en toda la organización.

Administración de logística y operaciones locales complejas en Slack

En la actualidad, más de 12 800 empleados y colaboradores de Fox usan Slack todos los días como parte de su trabajo habitual. Con los canales de Slack, los datos y el contenido están organizados y protegidos.

Durante la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018™, Slack fue la herramienta elegida por la cadena como centro de colaboración para conectar los equipos técnicos y de producción en Rusia con el resto de la organización, cuyos miembros estaban repartidos por diferentes ciudades de los EE. UU. Al reunir en un solo lugar digital a productores, editores de video, redactores y expertos en redes sociales, las personas podían recibir ayuda, compartir comentarios y coordinar el contenido mucho más rápido que nunca y sin distracciones.

• Los colaboradores que teníamos en el lugar sacaban fotos y grababan videos, y los publicaban en el canal de Slack #cm-digital para los equipos de producción de la oficina central que, luego, los compartían en otros canales para que los utilizaran los demás equipos. Este canal también sirvió para que los equipos pudieran solicitar información o contenido visual específico de manera más eficaz.
• Para que la colaboración a distancia fuese impecable, el equipo organizaba reuniones globales breves y regulares gracias a la integración deZoom para Slack.
• Si alguien del equipo tenía preguntas urgentes, se publicaban en #producción-triaje, un canal creado específicamente para la resolución de problemas. Respondía quien estuviese conectado en ese momento, sin importar desde qué parte del mundo.

Para eventos televisivos de gran envergadura como estos, la cadena necesitó más de 200 colaboradores independientes. Para incorporarlos y ponerlos al día de la manera más eficiente posible, el equipo utilizó la integración de Slack con ServiceNow y, así, pudo recibir y aprobar al momento las solicitudes de acceso de los nuevos miembros del equipo.

Como el historial de mensajes de la empresa se conservaba en los canales de Slack, los nuevos colaboradores podían buscar fácilmente la información que necesitaban para estar al tanto del trabajo que ya se había realizado y pasar antes a la acción, en vez de dedicar demasiado tiempo a ponerse al día.

Creación de contenido en tiempo real en los canales de Slack

El equipo de producción de la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018™ consistía en 35 personas, repartidas por distintos lugares de Rusia, Los Ángeles, Nueva York y Charlotte, pero con Slack pudieron estar todos igualmente informados y coordinar las tareas de cobertura con la misma facilidad que si hubiesen estado en la misma ubicación. Gracias a Slack, pudieron tomar decisiones rápidas acerca de cómo sacar el máximo provecho de la cobertura en tiempo real.

• El equipo digital que viajó a Rusia y el equipo de Los Ángeles se mantuvieron en comunicación constante a través del canal de Slack #copa-mundial para hablar sobre cómo dar la mejor cobertura de los partidos a los aficionados. Con Slack, pudieron decidir en tiempo real qué momentos se seleccionarían como destacados o se tuitearían, y cuáles se mandarían como notificaciones push a la red móvil.
• Tan pronto como se marcaba un gol decisivo, el canal #momentos-destacados cobraba vida. Los productores comenzaban a subir sus archivos con clips de video para que los utilizara el equipo de producción.
• El editor de video de turno recortaba el momento destacado y lo publicaba en el canal #producción para que, sin tener que salir del canal, el resto de los responsables ofreciesen sus comentarios y lo aprobasen.
• Al mismo tiempo, el equipo encargado de redes sociales empezaba a hacer un borrador del contenido que se publicaría en las redes sociales y lo compartía en el canal #contenido-digital.
• Una vez que se aprobaba todo, el contenido final se compartía en cada canal y se marcaba como definitivo, listo para distribuirse por los medios de difusión tradicionales y digitales de la cadena.
• En el canal #cm-resultados, el equipo llevaba un seguimiento de hasta 130 elementos de contenido producidos cada día. Mediante integraciones con sus aplicaciones y servicios, incluida una sencilla integración personalizada con CrowdTangle, podían saber qué resultados iba obteniendo cada elemento de contenido. Así, lograban identificar de inmediato qué contenido funcionaba mejor y optimizar al instante las estrategias en función de ello.

Al usar los canales para trabajar, varios equipos podían comunicarse y no perder el hilo del trabajo, al tiempo que se les daba acceso a personas y socios en toda la empresa. Esta manera de producir contenido en tiempo real con Slack era tan eficiente que los equipos seguían el mismo proceso cuando era necesario publicar versiones adicionales de los momentos destacados de un partido en retransmisiones web, el sitio web, las aplicaciones móviles y la cobertura en directo.

“Las personas que no habían incorporado Slack a su flujo de trabajo tenían una cadena de 1300 correos electrónicos con múltiples destinatarios”, explica John Herbert, Gerente de sistemas de información de Fox. “¿Cuántos de esos correos no eran importantes y cuánto tiempo había que dedicar a leerlos para saber si alguno requería alguna acción por parte de alguien?”

Tras centralizar las comunicaciones, en Fox se trabaja de forma más rápida y ágil

La adopción global de Slack se ve como un factor de éxito clave en Fox. Siguen dando cobertura a eventos deportivos a la vez que son capaces de seguir el vertiginoso ritmo de producción de contenido y mantener una interacción de alta calidad con los aficionados a través de las redes sociales.

Slack ha simplificado y agilizado los flujos de trabajo complejos y, al mismo tiempo, ofrece a los directivos mayor visibilidad y fácil acceso a la información que necesitan para tomar decisiones comerciales en el momento adecuado. El trabajo conjunto en Slack ha resultado tan eficiente que ahora casi toda la colaboración que tiene lugar en el día a día entre distintos departamentos de FOX Sports se produce en los canales de Slack.

“Dado el éxito que tuvimos sobre todo con la cobertura de la Copa Mundial de la FIFA Rusia 2018™, hemos comprobado que con Slack un evento deportivo en directo se convierte en un momento global compartido en toda la empresa”, explica Herbert. “Quiero que para finales de 2018 Slack se use en toda la empresa, para que podamos seguir proporcionando la mejor experiencia a nuestro público en el mundo digital en el que vivimos”.

Se acabó lo de perderse entre miles de correos electrónicos y aprobar solicitudes después de varios días. Con Slack, Fox puede tomar decisiones y compartir el contenido al ritmo de las redes sociales. “Lo que hace Slack es facilitar el trabajo”, subraya Herbert.