Что такое аутсорсинг и зачем он нужен

В бизнесе всегда есть задачи, которые можно решить эффективнее, если делегировать их специалистам в нужной области. Это позволяет сосредоточиться на ключевых процессах и освободить ресурсы для развития. Такую передачу задач называют аутсорсингом. В этой статье мы расскажем, какие дела можно отдать на аутсорсинг, чтобы оптимизировать ресурсы бизнеса.

Что такое аутсорсинг простыми словами

Аутсорсинг — это когда компания обращается к другой организации, чтобы та взялась за выполнение определённых задач. Эти задачи могут быть разнообразными — от IT-поддержки до производства товаров.

Аутсорсинг и наём — это два разных подхода к привлечению и использованию ресурсов для достижения бизнес-целей. В отличие от найма, при котором компания нанимает новых сотрудников в свой штат, аутсорсинг предполагает передачу непрофильных функций компании-подрядчику.

Какие задачи передают на аутсорсинг

Можно выделить четыре основных направления аутсорсинга:

• Бухгалтерский аутсорсинг. Компания нанимает внешних специалистов — бухгалтеров — для ведения учёта и подготовки отчётности.
• IT-аутсорсинг. Обслуживание компьютерных систем и разработка ПО передаются IT-компаниям. Это позволяет сократить расходы на собственный IT-отдел, который не нужен постоянно.
• Аутсорсинг производства. Компания поручает производство своих товаров сторонним предприятиям. Так делают, когда нужна гибкость и быстрая адаптация к рынку: например, если объёмы продукции нестабильны и постоянно меняются или если бизнес хочет вкладывать больше ресурсов в развитие.
• Аутсорсинг клиентской поддержки. Обращения клиентов обрабатывают не сотрудники компании, а специалисты контактного центра. Например, это помогает в высокий сезон, когда обращений много, — например, перед Новым годом. Штатному сотруднику было бы сложно регулировать нагрузку, поэтому такие задачи можно отдать на аутсорс.

Существуют и другие виды аутсорсинга, которыми могут пользоваться компании в зависимости от своих потребностей. Например, можно передать на сторону транспортные и складские операции — это будет логистический аутсорсинг, или отдать маркетинговые функции, исследования рынка, продвижение и рекламу специализированным агентствам — это аутсорсинг маркетинга.

Какие есть плюсы и минусы аутсорсинга

Аутсорсинг — не универсальное решение. У него есть свои плюсы и минусы, которые важно учитывать.

Преимущества аутсорсинга

Гибкость управления ресурсами. Аутсорсинг позволяет компаниям быстро адаптироваться к изменениям — увеличивать или уменьшать объём работы без необходимости нанимать или увольнять сотрудников.

Оптимизация затрат. При аутсорсинге компаниям не нужно заботиться о зарплате, налогах, социальных выплатах и других расходах на штат сотрудников. А если отдать на аутсорс производство, то не придётся самостоятельно закупать оборудование и выстраивать все процессы — достаточно привлечь подрядчика, согласовать работы и получить готовый продукт. Бизнес платит только за фактически оказанные услуги и произведённые товары — это существенно снижает операционные расходы.

Доступ к специализированным навыкам. Аутсорсинг даёт возможность привлечь к решению задач специалистов высокой квалификации. Это удобный вариант, когда задачи сложные и справиться с ними может не каждый работник. Или когда требуется решить что-то один раз и сотрудник внутри компании для этого не нужен.

Концентрация на ключевых задачах. Когда компания передаёт второстепенные задачи внешним исполнителям, она может сконцентрироваться на развитии ключевых направлений. Например, если бизнес занимается разработкой программного обеспечения, поддержку пользователей и обслуживание систем можно отдать на IT-аутсорс. Так компания сможет направить больше ресурсов на разработку новых продуктов, что приведёт к укреплению позиций на рынке.

Недостатки

Риски конфиденциальности. Аутсорсинг связан с определёнными угрозами для конфиденциальной информации. Это важно, когда речь идёт о финансовых показателях бизнеса, персональных данных клиентов и любой коммерческой тайне. Утечка такой информации может нанести серьёзный ущерб репутации компании, привести к финансовым потерям и юридическим проблемам.

Зависимость от поставщиков. Долгосрочное сотрудничество с одним или несколькими поставщиками услуг может привести к зависимости от них. Если аутсорс-компания внезапно откажется от работ, процессы в компании заказчика тоже встанут на паузу.

Возможные проблемы с качеством. Несмотря на договорённости, качество услуг аутсорс-партнёра может не всегда соответствовать ожиданиям. Например, поставщик не выполнит задание в установленные сроки или будет недостаточно держать в курсе компанию о ходе работ. Это может привести к задержкам в проекте и дополнительным расходам.

Кому подходит аутсорсинг

Аутсорсингом пользуются компании разных масштабов и из разных отраслей. Это может быть выгодно и удобно независимо от того, крупная у вас компания или стартап. Вот кому это может пригодиться.

Стартапам и малому бизнесу. Аутсорсинг позволяет быстро получить нужные навыки и технологии. Таким компаниям часто нужно сосредоточиться на разработке своего уникального продукта или услуги для выхода на рынок, и аутсорсинг помогает ускорить этот процесс.

Допустим, небольшая компания работает в области информационных технологий. У неё есть свой офис, но нет штатных юристов и бухгалтеров, услуги которых нужны регулярно, но в небольших объёмах. Чтобы не расходовать ресурсы на поиск, наём и обучение новых сотрудников, компания обращается к внешним специалистам в этих областях, заключает с ними договор и выплачивает вознаграждение за конкретные аутсорсинговые услуги.

Крупному бизнесу. Аутсорсинг помогает не расширять штат. Это способ уменьшить издержки на наём и содержание штатных работников, поддержку внутренних процессов и инфраструктуры.

Если речь идёт об узкоспециализированных специалистах, работа которых будет скорее дополняющей, чем основной, аутсорс поможет найти нужную экспертность и быстро адаптироваться к новым условиям, аутсорсеры помогут подстроить ресурсы под актуальные потребности. Например, в сфере производства, где объёмы могут меняться в зависимости от спроса на рынке.

В каком случае аутсорсинг может не подойти

Аутсорсинг подходит не всем. Вот несколько случаев, когда он может быть не лучшим решением:

• Когда важно контролировать все процессы. Аутсорсинг может привести к потере контроля над некоторыми аспектами работы. Это критично, если успех компании зависит от уникальных знаний и навыков. Например, если вы разрабатываете инновационный продукт, важно, чтобы все процессы происходили внутри компании.
• Когда нужно обеспечить полную конфиденциальность информации. Аутсорсинговая компания может получить доступ к конфиденциальным данным своего клиента. Если бизнес не уверен в надёжности партнёра, лучше не передавать ему важную информацию.

Например, если IT-компания тесно работает с авторским правом или ведёт бизнес на несколько стран, юристов и бухгалтеров лучше нанять в штат, чем на аутсорс. Так организация сможет не переживать, что при заключении нового контракта или расчётах в валюте придётся ждать аутсорс-эксперта и погружать его в специфику работы.

При привлечении внешних специалистов рекомендуется обращать внимание на репутацию, квалификацию и отзывы об их работе. Также важно чётко прописывать условия сотрудничества в договоре. Проверенный аутсорс-партнёр поможет компании решить конкретные задачи без дополнительных финансовых и организационных затрат.