企業列報差旅費有三個注意 以免遭剔除、補稅

企業列報差旅費，光有機票、住宿發票還不夠。財政部南區國稅局提醒，差旅費能否認列有三大重點，包括出差必須與公司經營業務有關、出差報告應詳載每日行程及訪洽對象，及留存商務往來等佐證資料。

若只能證明員工確實有出差，卻無法證明行程與公司業務的關聯，即使機票、住宿憑證齊全，列報差旅費仍可能遭剔除並補稅。

首先，機票、住宿發票等單據只能證明確實發生交通及住宿支出，不足以證明這筆錢是為公司業務而花。南區國稅局指出，公司負責人、經理人或員工因洽公、拜訪客戶等原因出差，除保存支出憑證，也必須留下能證明出差目的與營業活動有關的資料。

其次，出差報告不能只簡單寫下「市場考察」或「拜訪客戶」。依規定，旅費支出應提示出差報告單，並詳實記載逐日前往地點、訪洽對象及內容等資訊。

第三，商務活動相關證據也要留存。國稅局指出，包括邀請函、與客戶往來電子郵件、開會通知、業務洽談紀錄、相關合約或參展照片等，都可以作為出差與公司業務有關的佐證。

依《所得稅法》及「營利事業所得稅查核準則」規定，經營本業及附屬業務以外費用及損失，不可列為費用或損失；旅費支出也必須提出足以證明與營業有關的相關文件，才能認列。

國稅局近期查核到一起違規案例，甲公司2023年度營利事業所得稅申報案，發現公司列報負責人與股東前往歐洲出差旅費約80萬元，雖提出機票票根及歐洲各飯店開立的憑證，但出差報告僅簡略記載「考察市場」。

國稅局要求甲公司補充說明，但公司無法具體說明參訪對象或提出商務洽談紀錄，也拿不出與當地潛在客戶往來的商務信件或相關合約，無法證明這趟歐洲行程與公司業務有關，因此約80萬元差旅費遭剔除並補稅。

國稅局提醒，企業派員出差時，應詳實記錄每日商務行程，出差結束後也應將業務洽談紀錄、商務郵件等資料與會計憑證一併保存，以免有機票、住宿發票，最後仍因缺乏業務佐證而無法認列差旅費。